Strumenti per il Budget, Excel e PIBudget App: come fare per…

Procedure passo passo per le funzioni principali per il Budget, Excel e PIBudget App.

Impostazioni

Anno corrente: selezionare dall’elenco a discesa o digitare l’anno di riferimento: la versione App lavora su un anno attivo per cartella di lavoro. Alla fine dell’anno è sufficiente un “Salva con nome” per l’esercizio successivo.

Valuta: selezionare la sigla della moneta che si vuole utilizzare (questa impostazione vale per tutte le scritture).

Capitoli di budget: per prima cosa bisogna definire le categorie principali che ci interessa tenere sotto controllo Voci di budget: ogni  capitolo può essere suddiviso in voci di dettaglio:

Allocare il budget mensile

I capitoli di spesa personalizzati e le singole voci sono riportate nel foglio Budget; qui è sufficiente inserire il Budget mensile nelle celle a sfondo colorato:

La tabella Budget riporta i capitoli e le voci impostati in precedenza. In alto, troverete la tabella dedicata alle totale delle entrate e delle uscite previste, contenente una griglia con il totale annuo, la media mensile, i totali mensili e il differenza tra entrate e uscite; quando le spese superano le entrate, il valore si evidenzia in rosso. Più in basso, si trova la tabella riportante le voci dettagliate di spesa, in cui andranno inserito mensilmente il budget previsto. Anche qui, si riporta il totale annuo e la media mensile per ogni singola voce; questo strumento è utile in caso di spese ingenti ma singole, come può essere la manutenzione della casa, in quanto la media mensile darà un’indicazione di quanto occorre risparmiare al mese per raggiungere la cifra preventivata per i lavori.

Scadenzario e spese

La parte alta riepiloga i totali allocati, la tabella sottostante serve per registrare pagamenti e annotare scadenze:

Per registrare le spese:

• Cliccare “Nuova” sulla barra dei comandi;
• Inserire i dati e scegliere la categoria principale;
• Scegliere la sottocategoria;

Nota: la suddivisione in categorie e sottocategorie è importante per consentire al programma di calcolare correttamente i consuntivi e raggrupparli a fronte delle previsioni.

Come impostazione predefinita il pagato è settato su “No”, e l’importo viene sommato al totale previsto::

Quando si conferma il pagamento scegliendo “Ok” l’importo corrispondente va a sommarsi i valori nella sezione delle spese saldate:

Inserire spese ricorrenti

• Selezionare una cella nella riga da copiare
• Cliccare il comando “Copia” sulla barra

Viene creata una copia esatta della registrazione di partenza, che poi è possibile modificare a piacimento (tipicamente per aggiornare al data prevista).

Inserire scadenze

Le scadenze vengono trattate semplicemente come spese non saldate, quindi per creare uno scadenzario è sufficiente inserire le righe che servono, impostare importo e data futura e lasciare il pagato su “No”.

Le uscite corrispondenti vengono raggruppate per mese nella parte alta, si può comunque filtrare la tabella per periodo:

Nota: per evitare errori il foglio è protetto, per cui non è disponibile la funzione di ordinamento sulla tabella delle scadenze.

Dividere scadenze

Per dividere una scadenza in due o più è sufficiente:

• Selezionare una cella della riga corrispondente;
• Cliccare “Copia”;
• Cambiare importo e/o data alle due righe create;

Posticipare scadenze

Questa opzione è utile quando siamo forzati a ritardare un pagamento, ma vogliamo tenere traccia della scadenza originale; o semplicemente Stiamo facendo delle simulazioni sulle uscite future per ottimizzare i flussi di cassa. Per farlo è sufficiente inserire nella colonna “spostare” il numero di giorni di cui posticipare: la previsione verrà spostata in avanti, ma la data originale resta.

Consuntivo

Nel foglio consuntivi automatici i dati vengono raccolti automaticamente dalle registrazioni e dallo scadenzario ; i due selettori permettono di:

• Isolare un determinato mese:
• scegliere se computare solo le spese saldate o tutte le scadenze;

Navigando sul foglio dei consuntivi manuale invece si possono inserire direttamente i totali mese per mese delle varie categorie dispesa.

Riepilogo

Il riquadro qui sotto riepiloga con schede grafiche le principali operazioni viste fino a qui.