Sono tanti e diversi i documenti che rientrano nella categoria delle fatture. Ognuno ha un diverso scopo, nonché una sua propria forma caratteristica. Per gestire al meglio questa operazione, anche nel caso in cui si utilizzi un programma di fatturazione che facilita di molto il lavoro, è utile conoscere tutte le diverse tipologie di fattura disponibili.
In modo un po’ generico, si possono distinguere le fatture più tradizionali, ordinarie, da quelle un po’ più particolari, magari di carattere straordinario. Nella prima categoria rientrano la fattura immediata, la accompagnatoria, la proforma, la parcella e l’avviso di parcella. La prima, la fattura immediata, è quella che viene emessa e inviata al cliente, nel giorno stesso in cui è avvenuta la vendita di un bene o l’erogazione di un servizio; questa può essere fatta recapitare sia in versione cartacea, che in formato elettronico, se il cliente accetta questa modalità di invio. Nell’ambito specifico dei beni e delle merci, con questo tipo di fattura non è necessario emettere anche il relativo documento di trasporto. La fattura accompagnatoria, invece, “accompagna” il bene durante il trasporto e riporta sia i dati tipici delle fatture, sia le informazioni di viaggio della merce. La terza tipologia, la proforma, è una specie di fattura priva di valore fiscale e serve per comunicare al cliente l’importo che dovrà andare a pagare. Una volta ricevuto il compenso, si passa ad emettere la fattura vera e propria; con il programma di fatturazione PIFatt Professional si può trasformare un proforma in una parcella in modo automatico. Tranne che tra i liberi professionisti, non si tratta di un documento largamente impiegato. Nel settore della libera professione, anche se si tratta di studi professionali, non si dovrebbe parlare di fattura, ma di parcella. Questo documento viene emesso al momento dell’effettivo pagamento del compenso e può essere preceduto dall’avviso di parcella, che ha funzione simile al proforma.
Come anticipato, esistono delle tipologie di fattura che vengono emesse solo in talune occasioni, più o meno frequenti. La prima di queste è il documento di trasporto, che viene generato in caso di emissione differita di una fattura; non è un documento con valore fiscale, ma una sorta di copia della fattura che verrà emessa in seguito. Seppure non si tratti di una fattura canonica, è obbligatorio emettere tale documento prima dell’emissione della fattura effettiva, la quale attesta l’esecuzione di un contratto di vendita. Il DDT riguarda la vendita di merci e viene emesso quando si stabilisce che la fattura effettiva sarà rilasciata dopo la consegna dei beni al cliente. In questo caso, di solito le merci devono fare un viaggio per arrivare al cliente, perciò il documento di trasporto “accompagna” i beni in questo tragitto, al pari della bolla di accompagnamento, di cui sta prendendo il posto. Come una tradizionale fattura, il DDT riporta la data di emissione e un numero progressivo, insieme ai dati identificativi del venditore e del compratore, nonché altre informazioni che poi verranno riportate nell’effettiva fatturazione. Come le fatture canoniche, anche i DDT devono essere riprodotti in duplice copia. Le ultime due forme straordinarie di fatture sono le note di accredito e quelle di addebito. Le prime vengono utilizzate dall’emittente per stornare gli importi già fatturati al cliente, a causa di resi o errori di prezzo e situazioni simili. Le note di addebito, invece, vengono usate per integrare importi inseriti in precedenza in fattura e modificati, magari, al ribasso. Utilizzare un programma di fatturazione per generare tutti questi documenti semplifica molto la procedura, riducendo al minimo le possibilità di errore.
