Usare un programma di fatturazione riduce al minimo gli errori nel compilare le fatture, ma se qualcosa sfugge comunque all’utente, bisogna intervenire con le correzioni. In caso contrario si rischiano multe molto salate, anche se l’errore è piccolo e riguarda importi bassi. Ecco quali sono gli errori più comuni e cosa bisogna fare per correggerli.
Se ci si accorge dell’errore in fattura prima di averla inviata al cliente, basta riaprire il programma di fatturazione, correggere il testo salvato in archivio e ristampare il documento corretto. Infatti, prima della ricezione da parte del cliente, la fattura non risulta emessa e non ha validità. Se, invece, il documento è già stato inviato, ci sono diverse vie da seguire, in base all’errore commesso. Gli errori più diffusi riguardano gli importi da addebitare e la percentuale di IVA da applicare; nel secondo caso, un programma di fatturazione come quello progettato e commercializzato da PianificazioneIntelligente.com, permette di impostare la percentuale di IVA una volta per tutte nel momento in cui si inizia a usare il software, senza dover inserire manualmente il valore ogni volta che bisogna compilare una fattura. Per quanto riguarda gli importi, invece, questi cambiano di volta in volta ed è più facile cadere in errore. Se l’importo indicato in fattura è inferiore a quello reale, occorre emettere una fattura integrativa denominata nota di addebito, che riporta la differenza dei due importi e l’IVA non applicata nella prima fattura. Se, invece, si sono addebitati più soldi del dovuto, si emette una nota di accredito con la differenza dei due importi, grazie alla quale stornare l’IVA in più, precedentemente addebitata. Questa nota deve essere emessa entro un anno dalla prestazione del servizio o dalla vendita di un bene. Infine, se l’errore concerne la data o il numero progressivo della fattura, occorre inviare al cliente una lettera scritta in cui si segnala l’anomalia e si richiede di correggere i dati sbagliati. Questa procedura è applicabile solo per gli errori che non incidono sul calcolo dell’IVA o sull’importo.
Se non ci accorge dell’errore e non si fa in tempo a rimediare, le sanzioni possono essere molto pesanti, nonché indesiderate. In caso di errori che non incidono sull’importo e sull’IVA, la multa può andare dai 258 ai 2065 euro, che possono scendere a 25.80 se si rimedia entro i termini per la presentazione della dichiarazione annuale dell’IVA. Quando, invece, lo sbaglio è a livello del calcolo dell’IVA, la multa può valere dal 100% al 200% del valore dell’imposta non fatturata, partendo da un minimo di 516 euro. Se si sistemano le anomali entro il termine della dichiarazione annuale, la sanzione si riduce al 10% dell’imposta non fatturata, con una soglia minima di 51.60 euro. Vista l’entità delle pene pecuniarie, è sicuramente controproducente commettere errori, che comunque possono capitare. I software per la fatturazione riducono di molto il rischio di errore, grazie ai molti automatismi; tuttavia, per i valori che l’utente deve inserire manualmente, come gli importi, non resta che prestare molta attenzione nella compilazione del documento.
