Ogni libero professionista, commerciante o artigiano, sa quanto sia importante gestire correttamente la propria fatturazione. Incappare in errori, talvolta grossolani, non è così difficile, perciò è necessario conoscere abbastanza a fondo la materia, e aiutarsi con il giusto programma di fatturazione.
Il termine fatturazione significa, grossomodo, emettere una fattura, benché le azioni richieste sono altre oltre alla sola emissione. La fattura fiscale viene emessa da colui che eroga una prestazione di servizio o vende un bene. In altre parole, la fattura è un documento fiscale che attesta che è avvenuta una cessione di beni o servizi; non solo questo documento dà diritto a riscuotere il compenso pattuito. In linea generale, tutti i lavoratori dipendente, sotto partita IVA, sono tenuti a emettere fattura, ma in realtà esistono delle categorie esonerate, le quali devono però emettere dei documenti analoghi, come lo scontrino o la ricevuta fiscale. Un esempio di soggetto esente è il commerciante al dettaglio, oppure gli agricoltori che vendono produzioni proprie. La fattura, per essere corretta, deve contenere alcuni elementi; inoltre, deve essere emessa in duplice copia, tra cui l’originale deve essere spedita al cliente. Il professionista deve conservare la propria copia per almeno dieci anni. I dati che deve contenere la fattura sono, innanzitutto, la data di emissione e il numero progressivo, che riparte da 1 ogni anno solare; poi, bisogna riportare i dati identificativi dell’emittente, come il nominativo, in caso di libero professionista, o la ragione sociale, in caso di società o studio professionale. Tra i dati, occorre anche inserire l’indirizzo, il numero di partita IVA e il codice fiscale. Del cliente bisogna inserire le stesse categorie di dati identificativi. Poi, bisogna riportare la tipologia di pagamento, gli eventuali estremi dei documenti di trasporto, i dettagli sulla prestazione o bene ceduto, ossia natura, qualità, quantità e prezzo. A proposito del prezzo, occorre riportare non solo quello unitario dei singoli pezzi, ma anche quello complessivo; inoltre, se ci sono sconti, vanno segnalati. Infine, occorre inserire i valori relativi all’IVA, ovvero, l’aliquota e l’ammontare. La fattura si conclude con l’importa totale a debito del cliente.
Per lungo tempo, le fatture si sono redatte a mano o al massimo con la macchina da scrivere. Ora, invece, è il computer il mezzo più usato, ma, in questo caso, ciò che si rivela utile non è il pc nel suo complesso. Infatti, il miglior modo per gestire la questione, soprattutto per le piccole e medie imprese e per i professionisti, è utilizzare un programma di fatturazione, come PIFatt Professional, per esempio. I vantaggi di usare dei software appositamente progettati sono molteplici, a cominciare dal prezzo di vendita, generalmente contenuto. Questi programmi permettono di gestire l’intero processo di fatturazione in modo più semplice e veloce, sfruttando gli automatismi offerti da uno strumento informatico simile. Tali software, infatti, eseguono calcoli e verifiche in modo automatico, calcolano in modo preciso le percentuali IVA e gli arrotondamenti, offrono un accesso rapido all’archivio clienti e permettono di impaginare facilmente il layout della fattura. Sono svariate le funzionalità offerte da programmi come PIFatt Professional e, inoltre, sono facilmente utilizzabili, senza dover possedere obbligatoriamente specifiche competenze informatiche.
