Anche il lavoro più bello del mondo, probabilmente, a lungo andare risulta ripetitivo. I liberi professionisti ne sanno qualcosa e perciò si trovano, spesso, a dover affrontare la registrazione fatture con una serie di documenti tutti uguali. Quando ancora si fatturava con carta e penna, ciò significava riscrivere tutto nella medesima maniera ogni volta, cambiando solo la data e il numero progressivo. Oggi, invece, con un programma di fatturazione come il PIFatt Professional, bastano pochi click per duplicare le fatture.
Registrazione fatture: come scrivere le prestazioni ripetitive
In ambito commerciale ciò avviene spesso, ma anche i liberi professionisti si trovano sovente a prestare servizi molto simili, magari allo stesso cliente. Poniamo il caso di un redattore web free lance; da una parte, questo professionista scrive di argomenti molto vari e, per ogni committente, redige un certo numero di articoli; dall’altra, invece, la prestazione è sempre la stessa. Tra cliente e cliente, cambiano la quota di testi da preparare e il valore del pezzo in base alle specifiche, ma spesso, per ogni committente, si presta ogni mese lo stesso numero e la stessa tipologia di servizio. Tale ripetizione può avvenire anche per altre professioni ma, solitamente, non tutti hanno sempre gli stessi clienti. Il medico, per esempio, ha un giro di pazienti molto ampio e capita spesso di visitare una persona solo una volta. Chi offre la medesima prestazione professionale per tanti clienti è molto facilitato da una applicazione come PI fatt Professional, in quanto è sufficiente prendere una fattura di un lavoro simile, duplicare e poi nell’editor della fattura scegliere il cliente. Infine, è possibile - eventualmente - cambiare quantità e prezzo del servizio e il gioco è fatto.
Registrazione delle fatture: come duplicarle
Riprendiamo come esempio il copywriter free lance e poniamo che abbia siglato un contratto con un cliente della durata di sei mesi; ogni mese, il redattore deve preparare venti testi su un determinato argomento. A questo punto, il pagamento può essere erogato in diversi modi; si può decidere di farsi saldare il conto alla fine dei sei mesi, creando un’unica fattura cumulativa, oppure, richiedere il compenso mensilmente, o ancora ogni due/tre mesi. Nel caso di pagamento mensile, il professionista deve emettere una fattura ogni mese, riepilogando tutto il lavoro svolto nei trenta giorni precedenti. Nel caso che abbiamo preso ad esempio, bisogna indicare il numero e la tipologia di testi fatti, riportando il corrispettivo compenso. Se tutti gli articoli hanno lo stesso valore, basta moltiplicare la cifra in euro per il numero di testi scritti; in caso di valori diversi, occorre specificare la differenza e svolgere dei calcoli separati. In ogni caso, sarà il programma di fatturazione a calcolare i risultati senza errori e in modo immediato. Poniamo il caso che, ogni mese, si richiedano dieci testi lunghi e dieci brevi, per un compenso lordo rispettivamente di 10 e 5 euro; dunque, questi dati devono essere riportati in tutte le sei fatture previste per la durata del contratto. Iniziamo a redigere la prima partendo dal nominativo del cliente, recuperabile dal menù Clienti di PIFatt Professional; selezionando il record, è possibile chiedere al programma di aprire una nuova fattura, riportando in automatico i dati relativi al committente. A questo punto, nella finestra DocEdit, compare la fattura da compilare, la quale riporta già alcune informazione fisse, tra cui i dati fiscali relativi sia al cliente che al professionista. Fatto questo, non resta che inserire i dettagli della prestazione, da cui il software ricaverà in automatico il compenso finale che il committente dovrà versare al redattore. Una volta salvato, il documento resta conservato nell’archivio Fatture. Da qui, il mese successivo, si può cercare la prima fattura compilata, selezionare il comando Copia e modificare il duplicato intervenendo sulla data, senza dover reinserire tutti quei dati che sono rimasti invariati.
