Le norme sulla fatturazione cambiano spesso, perciò bisogna sempre essere aggiornati sull’argomento, soprattutto, se si gestiscono le pratiche da soli con un programma di fatturazione, che facilita molto il compito, ma non può modificarsi automaticamente ogni volta che cambiano le leggi. Tra i punti fissi della normativa, resta l’obbligo di registrazione delle fatture emesse.
In base alle norme in materia, tutte le fatture emesse devono essere registrate nell’apposito elenco, entro i periodi di tempo previsti. In caso di fattura immediata, la scadenza è fissata a quindici giorni dopo l’emissione del documento fiscale. Per le differite, il discorso si fa leggermente più complicato; in questo caso, il limite dei quindici giorni si calcola a partire dal termine dell’emissione della fattura. Se questa è stata emessa il 20 gennaio, facendo riferimento a della merce spedita il 15 gennaio, il documento deve essere inserito nell’apposito registro entro il 4 febbraio. Tuttavia, per il calcolo dell’IVA a debito, bisogna far riferimento alla data di spedizione e consegna dei beni. Tale registrazione deve essere fatta in ordine cronologico e il registro, per ogni fattura, deve riportare la data di emissione, il numero progressivo, il nome del cliente o la sua ragione sociale, l’importo imponibile e l’IVA distinti in base alle aliquote. Se si usa un programma di fatturazione, la registrazione risulta molto più agevole.
Come accade spesso, anche nel 2013, a partire dal primo gennaio, sono state introdotte delle modifiche alla normativa. La prima interessa il contenuto delle fatture e sancisce l’obbligatorietà dell’inserimento in fattura del codice fiscale del privato o la partita IVA della società clienti. Questa novità è applicata anche nei casi in cui non è previsto l’addebito dell’IVA. Una seconda modifica è stata apportata alla numerazione progressiva, che ora non deve più riportare solo il numero, ma anche l’anno di riferimento; molto semplicemente, la dicitura corretta ora è 5/2013, in caso sia la quinta fattura dell’anno. Poi, è avvenuta l’introduzione della fattura semplificata, adottabile in caso di ammontare complessivo inferiore ai 100 euro. Per snellire la procedura, per ogni cliente occorre inserire solo il codice fiscale o la partita IVA, ma non tutti gli altri dati identificativi. In più, si può riportare solo il totale dell’importanza, senza distinzione tra base imponibile e ammontare dell’IVA, a patto che si segnali la percentuale applicata. Sempre in un’ottica di snellimento burocratico, è stata introdotta la fattura unica, da emettere quando si eroghino più servizi allo stesso cliente, nell’arco di un mese. Entro il 15 del mese successivo, si può emettere una sola fattura cumulativa. Novità anche per fatture verso l’estero, che fino al 2013 non erano obbligatorie, perché esenti dall’IVA. Ora vige l’obbligo di fatturare anche queste operazioni, specificando se si tratta di un’operazione a inversione contabile, i paesi UE, oppure di un’operazione non soggetta, in caso di clienti provenienti da paesi extra europei. Un’ultima novità riguarda l’equiparazione tra fatture elettroniche e quelle cartacee, ammesso che quelle digitali siano create e inviate secondo dei criteri definiti. La fattura elettronica deve essere spedita e/o ricevuta nel formato elettronico e deve riportare una firma digitale, o essere autenticata da un riconosciuto sistema di trasmissione elettronica o di controllo di gestione. Anche la fattura elettronica deve essere conservata per un minimo di dieci anni. Con un programma di fatturazione, oltre all’invio, sono in formato elettronico anche la creazione e l’emissione della fattura.
