Qualunque sia lo strumento utilizzato, per fatturare occorre avere delle nozioni di base in materia di contabilità, almeno per ciò che riguarda il trattamento fiscale di cui si gode e in cui ci si muove. Oltre a ciò, quando si emettono fatture in Excel, bisogna avere anche delle competenze in ambito informatico. Se ci si affida a strumenti già predisposti, come quelli progettati da Pianificazione Intelligente, le conoscenze informatiche richieste si riducono notevolmente, grazie all’alta usabilità che caratterizza questi software.
L’importanza della fatturazione
Non bisogna mai smettere di ripetere quanto sia importante fatturare quando si è un libero professionista. In un paese come l’Italia, dove l’evasione è all’ordine del giorno, è importante imparare a emettere fattura, per non incappare in errori più o meno volontari. Se da una parte esistono malfattori che non fatturano volontariamente, per truffare il fisco, dall’altra certe “evasioni” nascono da errori nella procedura di fatturazione. Seppure manchi il dolo, di fronte al fisco, permane la colpa di chi ha compilato erroneamente una o più fatture. Se non corretti in tempo, questi errori si trasformano in pene pecuniarie, che non aiutano certo a fare fiorire gli affari. Dunque, prima di cimentarsi nell’emissione di fatture, ricordarsi che queste devono essere numerate in ordine crescente e ognuna deve riportare anche l’anno di emissione. Poi, inserire nel documento tutti i propri dati fiscali e quelli del cliente; inserire tutte le informazioni relative alla prestazione eseguita, compreso il corrispettivo netto. A questo netto, applicare la giusta aliquota IVA, evitando di fare errori di calcolo. Una volta costruita, emessa e stampata, inviare la fattura al cliente per dare avvio alla procedura di pagamento. Infine, conservarne una copia da inserire in un registro, il quale servirà per la dichiarazione annuale IVA di ogni febbraio. In sintesi, queste sono le indicazioni di massima per fatturare correttamente, ma quando si usa Excel, bisogna fare attenzione anche alle specificità dello strumento informatico.
Fatture in Excel: le competenze necessarie
Se si decide di realizzare fatture in Excel, senza il valido supporto di un programma informatico apposito per la fatturazione, occorre davvero saper usare questo strumento di Office. Excel, infatti, sa essere uno strumento utile e versatile, ma non tutte le attività possibili sono adatte agli utenti meno esperti. La fattura è una di queste procedure sconsigliate se non si sa usare bene il pacchetto Office. Creare un documento fiscale partendo da un foglio elettronico bianco può rivelarsi laborioso e complicato. Come conseguenza, il lavoro può risultare poco accurato e viziato da errori. Da una parte, è vero che Excel è in grado di svolgere calcoli complicati su richiesta, dall’altra però, bisogna sapere bene cosa chiedere al programma, quando si ha a che fare con le funzioni necessarie alla fatturazione. Per chiunque debba fatturare, ma soprattutto per i meno esperti di informatica, si suggerisce l’utilizzo di programmi di fatturazione basati su piattaforme Excel, come PIFatt Professional di Pianificazione Intelligente. Una volta costruita la tabella di Excel, sfruttare i tanti strumenti del programma risulta molto più facile, perciò affidarsi a piattaforme già predisposte, semplifica notevolmente le procedure, riducendo il rischio di commettere errori. Inoltre, il software PIFatt Professional permette di conservare l’archivio delle fatture e di creare una completa anagrafica clienti.
