Diversamente da quanto accadeva in passato, ora è possibile emettere facilmente una fattura con Excel, ma il programma di base offre degli strumenti che si limitano alla creazione del documento e nient’altro. Affidarsi a software appositi per la fatturazione, come PIFatt Professional, permette invece di usufruire di una serie di altri servizi, che completano tutto il processo legato all’emissione e all’archiviazione di documenti fiscali.
Fattura Excel: perché è vantaggioso usare PIFatt Professional
Fattura Excel: come costruirla
Esistono due vie principali per emettere una fattura con Excel, una più complicata e l’altra più semplice. Partendo dalla più tortuosa, occorre costruire il documento ex novo, iniziando dal foglio bianco. Come prima cosa, attraverso il menù layout di pagina, selezionare l’area di stampa, così che alla fine tutto ciò che verrà impaginato e inserito, verrà stampato correttamente su carta o convertito in pdf. Un processo analogo si può ottenere passando dal menù file e selezionando il comando stampa; a livello grafico, si noterà un margine diverso che comprende una serie di caselle. Una volta impostata l’area di stampa, si può procedere con l’inserimento delle intestazioni e dei dati, adattando le caselle al contenuto, in modo che i testi siano perfettamente visibili. Le prime informazioni da inserire sono quelle relative all’azienda o al professionista che fattura; a questa intestazione, se presente, occorre aggiungere il logo. Dopo aver inserito i riferimenti della fattura e i dati del cliente, bisogna compilare le informazioni relative alla merce venduta o al servizio offerto. Per fare ciò, selezionare con il mouse le colonne e le righe necessarie a contenere i valori. Per evidenziare graficamente l’area, selezionare nella barra degli strumenti Home il comando Bordi e poi cliccare su Tutti i bordi; in questo modo, le caselle selezionate presenteranno dei bordi neri, ovvero, l’area si presenta graficamente come una tabella ordinata. Per migliorare l’aspetto grafico, modificare la larghezza delle celle, diminuendo quelle che contengono solo cifre, per esempio. Analogamente, creare infine una piccola tabella simile, per inserire la base imponibile, la percentuale di IVA e il totale della fattura. Ogni prima cella delle tabella, ovviamente, necessita di essere etichettata con i nomi giusti. Dopo tutto questo lavorio grafico, occorre anche svolgere dei calcoli attraverso le formule di Excel. Somme, prodotti e percentuali sono le funzioni da applicare ai diversi valori, facendo attenzione a non incorrere in errori. Per non dover rifare ogni volta tutto da capo, ricordarsi di salvare il modello impaginato. La seconda modalità per emettere una fattura con Excel, invece, consiste nel cliccare il comando Nuovo nel menù File e scegliere il modello Fatture, selezionando quello più confacente alle proprie esigenze di fatturazione. In questo modo, si scarica un modello di fattura già impaginato e pronto per essere compilato con i dati specifici.
PIFatt Professional: un programma completo per la fatturazione
Grazie a Excel, quindi, si possono emettere fatture in maniera più o meno agevole. Tuttavia, il programma di per sé propone solo singole azioni, ovvero l’impaginazione, la creazione di database, ecc. Il software PIFatt Professional, invece, oltre a offrire un modello già pronto di fattura per professionisti, che comprende in automatico anche i calcoli necessari, propone un servizio completo per la gestione della fatturazione. Il programma di Pianificazione Intelligente, infatti, offre un archivio dedicato ai clienti e uno alle fatture già emesse, da cui è poi possibile compiere diverse azioni che agevolano il processo di fatturazione. Partendo da un modello Excel o un foglio vuoto, tutti questi servizi aggiuntivi sono da creare manualmente.
