Emettere fatture è una procedura non difficilissima, ma occorre prenderci la mano. Seppure i passaggi da compiere non siano complicati, è richiesta una grande attenzione e tanta precisione nel riportare le informazioni, ma soprattutto, nell’effettuare i calcoli richiesti. Per tutti questi motivi, è molto utile creare una fattura in Excel, piuttosto che ricorrere ad altri programmi informatici meno evoluti e adatti a svolgere altre funzioni, come Word.
Pensando ai passi da svolgere per emettere una fattura, le funzionalità offerte da Excel si prestano perfettamente allo scopo. Innanzitutto, la fattura è un documento fiscale che attesta una transazione tra due soggetti, chi eroga il servizio o la merce e chi gode del bene oggetto del contratto. Essendoci passaggio di denaro, è necessario un documento valido ai fini fiscali, che testimoni che è avvenuto un movimento soggetto a IVA. A livello di funzione, potrebbe essere sufficiente fatturare a mano con carta e penna, ma questa procedura è tutt’altro che comoda e conveniente. Infatti, chi è tenuto a fatturare, compila numerosi documenti fiscali al mese, i quali presentano sempre delle informazioni fisse. Dunque, è utile fatturare con un programma informatico, perché è possibile salvare un modello con tutti i dati fissi, ovvero gli estremi fiscali del titolare della partita IVA. Ma emettere una fattura con Excel offre anche tanti altri vantaggi, che altri software non sono in grado di fornire. Ciò che differenzia questo programma da altri è la possibilità di svolgere calcoli, sia su richiesta dell’utente, che in modo automatico. Questo si rivela davvero utile nella fatturazione, in quanto si richiede di applicare l’aliquota IVA alla base imponibile del compenso da riscuotere. Con un’aliquota del 21%, per esempio, è possibile chiedere al programma di calcolare quanta IVA c’è da pagare sulla cifra netta pattuita con il cliente. Se, poi, si utilizza un software apposito, come quelli prodotti da Pianificazione Intelligente, non c’è nemmeno bisogno di chiedere attivamente a Excel di svolgere il calcolo, tutto è già predisposto dal programma progettato da esperti informatici.
La via maggiormente consigliata è di scaricare un programma informatico apposito, come PIFatt Professional e gli altri prodotti di Pianificazione Intelligente. Questi software, molto intuitivi, permettono di impostare una struttura di base della fattura, da cui poi ricavare di volta in volta i documenti fiscali specifici. Questi supporti sono davvero utili e funzionali, ma è possibile impostare una fattura partendo anche da un foglio di Excel bianco. Per provare a fare da soli, quindi, si può utilizzare il foglio elettronico di Excel come se fosse un foglio di Word, inserendo i valori necessari nelle caselle. Partendo dall’alto, occorre inserire il numero seriale e l’anno di fatturazione, per esempio, 4-2013, che indica la quarta fattura emessa nel 2013. Poi, più sotto, bisogna inserire in diverse caselle i dati fiscali del titolare di Partita IVA, perciò nome, cognome, indirizzo dello studio/negozio, numero di partita IVA, eccetera. Le stesse informazioni devono essere riportate per il cliente, con la differenza che questo potrebbe essere un privato, perciò si sostituisce la partiva IVA con il codice fiscale. Poi, occorre inserire i dettagli della prestazione svolta, riportando il numero, le caratteristiche e il costo netto. All’ammontare del netto, bisogna applicare l’aliquota IVA corrispondente al tipo di servizio o di bene in oggetto. Il risultato finale, da calcolare con le diverse funzioni di Excel, è quanto il cliente deve al titolare di partita IVA. Tutti questi passaggi sono già predisposti dai programmi di fatturazione come quelli realizzati da Pianificazione Intelligente, perciò risulta molto più conveniente affidarsi a un software apposito, piuttosto che complicare la procedura utilizzando un documento Excel vuoto.
