Excel può rivelarsi utile e versatile in mille occasioni diverse; dal budget familiare alla lista della spesa, dall’elenco di dvd posseduti alle rate del mutuo. Se per alcune attività, gli strumenti più utilizzati sono i filtri e la disposizione in ordine alfabetico, o in altro ordine, per quanto riguarda le cifre, la funzione più utile è la somma in Excel. Ecco, quindi, come funziona e quando utilizzarla in casa.
Sia che gli addendi siano solo due, sia che occorra calcolare il totale dei soldi spesi giornalmente per prendere un caffè alle macchinette, durante un anno passato in ufficio, la funzione somma in Excel è davvero di grande utilità. In base al numero di addendi in gioco, si possono seguire diverse vie per calcolare il totale di un’addizione. Se le cifre sono poche, si può digitare, nella barra delle funzioni, il segno = seguito dall’addizione, così come si impara in prima elementare. Un esempio di formula simile è = 45+15 che dà, come risultato visualizzato nella casella selezionata, direttamente il 60. Attenzione a ricordarsi di inserire il simbolo dell’uguale, colui che “ordina” al programma di eseguire la formula che segue. Ciò non vale solo per la somma, ma anche per le altre funzioni, come la moltiplicazione, la sottrazione, la divisione, eccetera. Se si inserisce solo la dicitura 45+15, non si visualizzerà il risultato, perché Excel non riconosce quanto digitato come una formula. Comoda e utile sempre per addizioni con poche cifre è la via che passa dalla barra delle Formule. Qui, selezionando il comando Inserisci Funzione, si può cercare la somma e passare allo svolgimento del calcolo, inserendo mano a mano gli addendi negli spazi appositi. Quando i numeri da sommare sono più di due, il programma non solo fornisce il totale finale, ma anche quelli parziali, ben visibili ai lati delle caselle dedicate agli addendi. Una volta completato il calcolo, nella casella selezionata si visualizzerà il risultato. In caso di numerosi addendi, la via migliore consiste nell’inserire in colonna tutti i numeri, selezionare il tutto e cliccare il comando Somma Automatica, nelle barra delle formule.
Sopra, sono state brevemente illustrate tre modalità di svolgimento della funzione somma in Excel e, una volta imparato ad usarlo, è possibile impiegare questo strumento per diversi scopi domestici. Innanzitutto, la somma è utilissima nel monitoraggio delle spese di casa, perché riporta velocemente il totale di quanto si è speso. Svolgere tutto questo con la calcolatrice è possibile, ma si tratta di un’operazione lenta e predisposta a compiere errori; è vero che la calcolatrice non sbaglia, ma è facilissimo inserire le cifre sbagliate o dimenticarsi totalmente di una voce di spesa; tale dimenticanza non è registrata dall’apparecchio, che non serba memoria di tutti gli addendi inseriti. Con Excel questo non avviene, perché l’utente deve solo inserire le cifre, che rimangono visibili nella tabella, e non preoccuparsi dei calcoli durante la compilazione dell’elenco. Allo stesso modo, questo programma informatico è d’aiuto nel compilare una lista della spesa che preveda un tetto di budget, oppure, quando si vuole sapere quanto si andrà a spendere, prima di effettuare gli acquisti. Insomma, per chi vuole tenere monitorato il proprio conto e le spese, utilizzare Excel e le sue funzioni rappresenta la soluzione migliore.
