Quando si usano dei fogli di lavoro Excel per inserire diversi database che comprendono anche campi numerici, può essere necessario dover completare la tabella creata andando a calcolare anche il totale dei vari gruppi di record. Sapere anche le somme parziali, cioè i subtotali, può risultare utile e necessario per avere una visione completa dei dati inseriti nel foglio di calcolo e per comprendere meglio il proprio lavoro. Il calcolo dei subtotali, inoltre, potrebbe far comodo nel momento in cui si renda necessario elaborare delle stampe riassuntive dei documenti in questione. Vediamo, quindi, qual è il procedimento corretto per poter ottenere questi subtotali.
Immaginiamo di avere una tabella, come quella in figura, formata da tre colonne che indicano rispettivamente l’Area Geografica, la Zona di Vendita e il Fatturato ottenuto.
Una volta completata la tabella con i dati richiesti, immaginiamo di voler calcolare il Fatturato secondo l’Area Geografica.
All’interno della barra multifunzione Home, selezionate il pulsante Dati.
Posizionate il mouse su una cella qualsiasi della tabella.
Quindi, selezionate il comando Subtotale, che si trova all’interno della barra Dati.
In questo modo, avrete dato il via al procedimento che vi permetterà di creare i totali parziali nella vostra tabella.
Una volta cliccato sul comando Subtotali, vi apparirà la finestra corrispondente.
Quindi, all’interno di ogni voce nella finestra, dovrete selezionare i parametri richiesti.
All’interno della voce “Ad ogni cambiamento in”, selezionate Area Geografica.
Dall’elenco relativo alla voce “Usa la funzione”, scegliete Somma.
Infine, per la casella “Aggiungi subtotali a”, spuntate la voce Fatturato.
Naturalmente, qualora fosse necessario, si possono eseguire anche altri calcoli sul database, come per esempio la Media, il Conteggio, Massimo e Minimo. Nel nostro caso, ci serve calcolare solo la Somma.
Noterete che la finestra Subtotali presenta tre caselle in basso, ovvero “Sostituisci i subtotali correnti”, “Interruzione di pagina tra gruppi” e “Riepilogo sotto i dati”.
Queste caselle permettono, rispettivamente, di rimuovere dei subtotali creati precedentemente, di realizzare un’interruzione di pagina, che può risultare molto utile per i report cartacei, e di ottenere il totale nella parte bassa della tabella, ovvero sotto i dati.
Delle tre caselle, dovete aver spuntate la prima e la terza. Quindi, date pure l’Ok.
Appena date la conferma, il foglio Excel verrà diviso in una struttura.
Noterete il cambiamento nella parte sinistra del foglio di lavoro, dove sarà possibile selezionare diversi livelli.
Il livello che ci interessa è quello più basso, ovvero il Livello 3, come cerchiato in figura. Questo livello permetterà la visualizzazione di tutti i dati presenti in tabella, comprensivi di subtotali.
Esplorando i livelli dell’area di lavoro, vedremo che, andando a selezionare il Livello 2, saranno visualizzati solo i subtotali del database di riferimento, mentre posizionandoci sul Livello 1, conosceremo solo i risultati del totale complessivo.
Avrete notato anche che, al di sotto dei numeri che indicano i vari livelli, sono presenti dei pulsanti con i segni “+” e “-“. Questi pulsanti, cerchiati in rosso nell’immagine, permettono di espandere o di comprimere i record di dati.
Per esempio, immaginiamo di selezionare il Livello 2 e di usare il pulsante “+”. Se muoviamo il pulsante spostandolo in corrispondenza della scritta Centro Totale, saranno individuati solo i dati relativi all’Area Geografica e, nello specifico, quelli corrispondenti all’area Centro.
Si tratta di un procedimento molto utile, soprattutto per realizzare dei report personalizzati.
A questo punto, se non si hanno altre particolari necessità, è possibile togliere la struttura presente a sinistra del database e lasciare solo i subtotali generati automaticamente dal foglio di calcolo.
Per poterlo fare, dalla barra Dati, selezionate il comando Separa.
Dal menu contestuale del comando, scegliete Cancella Struttura, come mostrato in figura.
In questo modo, avrete ottenuto rapidamente il calcolo delle somme parziali della vostra tabella.
