Quando si lavora su un foglio di calcolo Excel, se ci si trova davanti la necessità di dover sommare dati numerici che corrispondano a importi diversi, può essere utile calcolare il totale solo di alcuni report del foglio di lavoro. Per poter eseguire le somme di determinati importi di prospetti di vendite o di spese, è consigliabile prima organizzare tutti i dati in tabelle e successivamente selezionare solo dati specifici.
In questi casi può far comodo usare le funzioni di filtro: sia quello automatico che il filtro avanzato permettono una più pratica e rapida gestione dei dati numerici o delle varie voci presenti sul proprio foglio di lavoro. Vediamo, quindi, come poter procedere all'applicazione di entrambe le funzioni di filtro all'interno di una qualsiasi tabella di Excel.
Prima di procedere, bisogna strutturare i dati della propria tabella in maniera ordinata, corredandola di tutte le necessarie intestazioni di colonna, dato che Excel esegue l'applicazione del filtro automatico per colonne.
Immaginiamo, quindi, di avere una tabella come quella mostrata nella figura sottostante:
Attraverso questo comando, Excel individuerà le diverse intestazioni delle colonne e affianco a ogni titolo inserirà una piccola freccia rivolta verso il basso. Quest'ultima serve per attivare un classico menu a cascata.
Riferendoci all'immagine sottostante, supponiamo di voler ordinare le voci dell'elenco in base a tutti i libri scritti dal signor Bianchi. Sarà sufficiente cliccare sulla freccia presente accanto alla colonna Autore e selezionare il nome Bianchi.
In questo modo, Excel visualizzerà solo i record corrispondenti alla vostra selezione. Noterete anche come i numeri di riga e la freccia posta accanto ad Autore abbiano cambiato colore, proprio per evidenziare che si è appena applicato un filtro su quella colonna.
Il filtro automatico può essere usato anche per effettuare una selezione personalizzata.
Per esempio, se vogliamo cercare tutti i libri il cui prezzo varia dai 15 ai 30 euro, basterà aprire il menu nel campo Prezzo e selezionare la voce Personalizza.
Quindi, sarà sufficiente impostare i due campi "Maggiore o uguale a 15" E "Minore o uguale a 30" e dare l'Ok, come si vede nell'immagine seguente:
Nel caso voleste rimuovere i filtri impostati, sarà sufficiente aprire il menu corrispondete al campo usato per settare il filtro.
Quando si vuole usare il filtro avanzato, invece, è necessario avere una tabella di appoggio. Immaginiamo di avere una tabella formata dalle sei colonne come quelle in figura. Vogliamo trovare tutti i libri scritti dal signor Rossi dopo il 2000 e che costano meno di 30 euro.
Per usare il filtro avanzato, ci serve una tabella strutturata in questo modo:
A questo punto, per applicare il Filtro Avanazato, tornate di nuovo sul menu Dati. Selezionate il pulsante Filtro e scegliete Filtro Avanzato.
All'interno della finestra che vi sarà apparsa, vi sarà richiesto di inserire alcuni dati per procedere all'applicazione del filtro.
Alla prima voce della finestra, selezionate "Filtra l'elenco sul posto" se volete ridurre l'elenco all'interno della posizione originale, altrimenti scegliete "Copia in un'altra posizione" se volete creare un elenco ex novo in base ai criteri applicati.
Alla seconda voce "Intervallo elenco", dovrete inserire l'intervallo di celle e le intestazioni a cui volete che Excel applichi il filtro.
In "Intervallo criteri", invece, terza voce della finestra, basterà inserire l'intervallo di celle che contiene i dati per il filtraggio, ovvero la tabella di appoggio che avrete creato apposta.
All'interno di "Copia in", dovrete inserire le coordinate della cella in cui volete che appaiano i nuovi dati filtrati.
Infine, prima di dare l'Ok, dovrete decidere se spuntare o meno l'ultima voce, ovvero "Copia univoca dei record". Se volete che i record duplicati siano segnalati una sola volta, allora spuntate pure la casella in questione.
A questo punto, potrete dare l'Ok. Di conseguenza, sul vostro foglio di lavoro dovreste aver ottenuto un elenco simile a quello mostrato dalla figura sottostante:
Avrete così ottenuto la tabella che desideravate grazie all'utilizzo della funzione di filtro avanzato.
Se fosse stato necessario visualizzare l'elenco completo senza i filtri applicati, sarebbe stato sufficiente andare di nuovo nel menu Dati, selezionare il pulsante Filtro e scegliere Mostra tutto. In questo modo, Excel avrebbe mostrato tutta la tabella su cui si sta lavorando, ma priva dei filtri applicati.
