Se si usa il foglio di lavoro Excel per creare dei moduli, soprattutto se si tratta di moduli aziendali, può aiutare realizzare un elenco a discesa che contenga dati predefiniti da assegnare a una cella. Si tratta di un procedimento che risulta utile per evitare errori mentre si inseriscono i dati nel foglio di calcolo, ma può essere un aiuto importante anche per rendere più rapide le operazioni di compilazione del modulo stesso. Vediamo, quindi, come procedere per poter creare un elenco a discesa personalizzato all’interno di una cella.
Immaginiamo di voler creare un elenco a discesa all’interno di un modulo aziendale, che riporta diverse voci relative ai dipendenti dell’azienda stessa. Nel nostro esempio, come mostrato in figura, andremo a compilare una tabella che faccia parte di un ipotetico Modulo Dipendenti. Qui immediatamente sotto al nome dell’impiegato, vogliamo riportarne anche la Qualifica.
Immaginiamo che l’elenco con le diverse qualifiche, che supponiamo di realizzare per la cella B4, debba contenere le voci Dirigente, Quadro, Impiegato e Operaio.
Dal modulo suddetto, selezioniamo la cella B4, laddove vogliamo inserire il nostro elenco discendente. Quindi, dalla barra multifunzione Home, selezioniamo Dati.
Da qui, clicchiamo sul pulsante Convalida Dati. Apparirà un elenco, da cui sceglieremo proprio la voce Convalida Dati.
Si aprirà la finestra di Convalida Dati.
Selezioniamo Impostazioni.
Nella scheda apparsa di Criteri di Convalida, scegliamo Elenco all’interno della voce Consenti.
Nella casella sottostante, Origine, inseriamo le diverse voci dell’elenco che vogliamo creare, ovvero Dirigente, Quadro, Impiegato, Operaio.
Fate attenzione che ogni nome sia separato dagli altri da un punto e virgola, o il programma non li riconoscerà come validi.
Le voci dell’elenco possono anche essere inserite nelle celle del foglio di lavoro ed essere richiamate usando il pulsante di Collegamento con il foglio di calcolo, che si trova proprio a destra della casella Origine.
Rimanendo nella finestra di Convalida Dati, selezionate Messaggio di errore.
All’interno della scheda, nella casella Titolo inserite Dato non valido, mentre nella sottostante casella Messaggio di errore scrivete “Selezionare una voce dall’elenco della cella”, come in figura. Quindi, date pure l’Ok.
In pratica, abbiamo chiesto al programma di visualizzare un messaggio preciso quando viene selezionata la cella o quando viene inserito al suo interno un valore non valido.
A questo punto, torniamo sul foglio di calcolo e selezioniamo la cella interessata, ovvero la B4.
Vedremo che, cliccandoci sopra, comparirà subito l’elenco che abbiamo precedentemente creato e personalizzato.
Proviamo, quindi, a digitare all’interno della cella, una voce che non fa parte dell’elenco.
Avremo modo così di constatare se il procedimento d’inserimento dei dati nella scheda Messaggio di errore, è andato a buon fine.
Dato che la voce che vogliamo inserire non rientra nell’elenco, apparirà immediatamente il Messaggio di errore con la stringa di parole che abbiamo digitato durante la procedura precedente, come mostrato nell’immagine.
