Quando si lavora a più progetti su un foglio di calcolo Excel, può essere utile dover estrarre da diversi database i dati di cui si ha bisogno per creare il proprio prospetto. In questi casi, può far comodo usare la funzione DB.SOMMA, che permette di sommare i valori inseriti in un campo numerico in base ai filtri usati per altri campi del database.
In pratica, applicando questa funzione, si possono ottenere gli stessi risultati dei filtri automatici di Excel. La differenza è che, mentre i filtri automatici permettono di effettuare solo una selezione visiva dei record del database, la funzione DB.SOMMA permette, invece, di calcolare automaticamente la somma di un campo numerico e di realizzare sul foglio di lavoro un prospetto riassuntivo dei dati calcolati, che ha bisogno solo dell'inserimento dei criteri di filtraggio. Vediamo, quindi, come procedere all'applicazione della funzione DB.SOMMA.
Da notare, prima di tutto, che si tratta di una funzione formata da tre argomenti, ovvero Database, Campo e Criteri. La sintassi, quindi, sarà la seguente: =DB.SOMMA(database;campo;criteri).
Il primo argomento si riferisce all'intervallo di celle in cui è disponibile il database.
Il secondo argomento indica il campo di cui si vuole sapere la somma. Naturalmente il campo dev'essere di tipo numerico o non sarà possibile effettuare la somma.
Il terzo argomento della funzione indica i criteri di filtraggio che si vogliono usare per conoscere la somma dei valori inseriti nel secondo argomento. Infatti, per creare un prospetto riassuntivo, al posto di usare i criteri presenti nella formula, può essere utile associare questo argomento a delle celle del foglio di lavoro, e inserire al loro interno i fitri. Vediamo praticamente come applicare la funzione.
Immaginiamo di avere costruito un piccolo database di riferimento che riguarda le vendite effettuate da un'azienda.
Ogni colonna della tabella sarà contrassegnata da una specifica voce. Nel nostro caso, le colonne saranno intitolate "Prodotto", "Regione", "Prov" e "Vendite". Compiliamo, quindi, la tabella inserendo i dati che ci interessano e creiamo, a lato, un'altra tabella che riassuma le voci principali e in cui useremo la funzione somma.
Il vostro foglio di lavoro Excel dovrebbe avere un aspetto simile a quello mostrato nella figura sottostante:
In questo modo, avrete creato un database che riporta le vendite di tre prodotti in particolare, ovvero le Borse, le Scarpe e le Cinture.
Dalla tabella risulta anche che queste vendite sono avvenute in due provincie diverse, ovvero una provincia della Lombardia e una del Piemonte.
Sulla destra, quindi, avrete anche realizzato la tabella riassuntiva per assegnare i criteri di ricerca.
Avrete notato come, in questa tabella, manchi solo la voce "Vendite". Questo accade perché Vendite è oggetto delle nostre operazioni di calcolo.
Procediamo ora all'applicazione della funzione DB.SOMMA e a capire come usare il nostro prospetto nel modo corretto.
All'interno della cella H3, inseriremo la nostra funzione DB.SOMMA, avendo cura di digitare la sintassi della formula nel modo seguente: =DB.SOMMA(A1:D13;D1;F1:H2).
In pratica, il primo argomento indica l'intervallo del database di riferimento, ovvero A1:D13, il secondo argomento, D1, sta a indicare la cella con il nome del campo numerico che bisognerà sommare, ovvero Vendite. Infine, F1:H2 indica l'intervallo di celle in cui andremo a inserire i nostri criteri di ricerca.
Una volta effettuato il calcolo della somma, noterete che il risultato corrisponde semplicemente al totale delle Vendite. In pratica, dato che non abbiamo ancora inserito dei criteri di filtraggio per il terzo argomento della formula, la funzione restituirà solo la somma totale dei dati presenti nel campo relativo, come mostrato dalla figura.
Supponiamo, per esempio, di voler calcolare il totale delle Borse vendute in Lombardia. Basterà inserire Borse nella cella F2 e Lombardia all'interno di G2.
In questo modo, avremo ottenuto la somma del primo e del quarto dato numerico.
Se, invece, si lasciano vuote le celle relative al Prodotto e alla Regione e si inserisce LC nella cella H3, si otterrà la somma delle vendite dei primi tre dati dell'elenco.
Quanto più si riescono a filtrare i dati presenti nella tabella, tanto più si arriverà rapidamente e facilmente a ottenere il risultato desiderato.
La funzione DB.SOMMA può anche far riferimento a criteri di filtraggio multipli, formati cioè da più filtri che si sommano tra loro. Per questo, sarà necessario creare un prospetto riassuntivo strutturato su più righe.
Prendiamo come esempio quello proposto dalla figura sottostante.
In questo caso, abbiamo creato una tabella nuova nell'intervallo di celle F5:H8 e cambiato leggermente la funzione della somma all'interno della cella H8.
L'unica differenza rispetto agli esempi precedenti è rappresentata dall'intervallo inserito come terzo argomento della formula, ovvero F5:H7, la parte dell'elenco che si struttura su due righe anziché una sola.
Supponiamo di voler sapere le vendite delle Borse nella province di Novara e di Milano.
Basterà compilare la tabella come in figura. Il risultato che si ottiene è 310, ed equivale alla somma del quarto e del decimo dato della tabella.
Bisogna considerare che un database aziendale prevede un aggiornamento continuo. Perché si tratti di un aggiornamento veloce e semplice, come primo argomento della funzione somma sarà possibile inserire non un intervallo specifico di celle, come visto finora negli esempi precedenti, ma si potranno calcolare direttamente le colonne del foglio di lavoro Excel per intero.
Per farlo, sarà sufficiente usare solo la lettera che contraddistingue le colonne prescelte.
Nel nostro esempio, al primo argomento della funzione dovremo digitare un intervallo di colonne, ciò significa che non dovremo più considerare l'intervallo di celle A1:D13, ma dovremo inserire solo A:D.
Questa soluzione è intuitiva e veloce, ma può penalizzare un po’ le prestazioni, ci sono altri modi per garantirsi un elenco dinamico, come spiegato tra gli articoli di questa sezione.
