Quando si lavora su più file di Excel, può essere utile collegarli tra loro, in modo da non diffondere dati privati e riservati e per rendere più semplice e immediata una eventuale raccolta di dati inseriti all’interno di più file. Vediamo, quindi, come è possibile collegare tra loro, in un unico foglio di calcolo Excel, celle appartenenti a cartelle di lavoro diverse.
Immaginiamo di avere già compilati diversi fogli di lavoro Excel, e di aver creato delle tabelle all’interno di ogni file che riportano i voti che gli alunni di una classe hanno ricevuto in diverse materie.
Nella nostra tabella d’esempio, avremo creato, quindi, un prospetto a due colonne, l’una contenente i nominativi degli studenti della classe in oggetto, e l’altra che riporterà la materia di insegnamento. Le celle, in cui andranno inseriti i voti di ogni alunno, saranno riempite dagli insegnanti relativamente alla propria materia.
Salviamo, quindi, varie copie del file, rinominandole a seconda della materia scolastica, quindi salviamo il tutto all’interno di una stessa cartella.
Per esempio, nel nostro caso, possiamo creare una cartella con i riferimenti dei voti avuti dagli studenti della classe 1C, quindi la nomineremo “Voti 1C”.
Al suo interno, salveremo diversi file nominandoli in base alle materie trattate in quella classe dai vari docenti. Per esempio avremo i file Excel di storia, geografia, diritto e italiano, come mostra la figura.
A questo punto, è possibile assegnare i file Excel ai relativi insegnanti, e preparare un prospetto che riassuma i voti che gli alunni hanno avuto in tutte le materie. Per crearlo, basterà semplicemente richiamare i dati dalle celle dei fogli di lavoro già compilati. In questo modo, quando saranno restituiti i file compilati dai docenti, basterà sostituire quelli precedenti con le versioni aggiornate.
Per iniziare, creiamo il file che nomineremo, appunto, Prospetto Voti.
Nella prima colonna inseriamo i nomi degli alunni della classe in questione.
In concomitanza, apriamo il file che contiene i voti di Storia, come nell’esempio in figura.
Dal foglio di lavoro di Storia, selezioniamo la colonna in cui sono riportate le diverse votazioni e clicchiamo col tasto destro del mouse.
Apparirà il menu contestuale, dal quale selezioniamo il comando Copia.
A questo punto, torniamo nel file Prospetto Voti e selezioniamo il comando Incolla dalla barra multifunzione Home.
Da qui, selezioniamo il pulsante Incolla e, all’interno dell’elenco che apparirà, clicchiamo sulla voce Incolla Collegamento che si trova nel riquadro “Altre opzioni Incolla”.
È possibile anche selezionare Incolla direttamente dal menu contestuale che appare se si clicca sul tasto destro del mouse.
Come mostrato dalla figura, nel momento in cui si collega una cella esterna al foglio su cui si sta lavorando, dev’essere indicato il nome del file di origine tra parentesi quadre, nel nostro caso è Storia.xlsx, seguito dal nome del foglio da cui si estraggono i dati, ovvero Foglio1 corredato dal punto esclamativo “!”, e infine il riferimento alla cella in cui devono essere inseriti i dati, in questo caso B1. Se la cella risulta vuota, sarà inserito il valore “0”, zero.
Bisogna notare che, quando il file collegato viene chiuso, al collegamento viene assegnato un percorso assoluto. Ciò significa, in pratica, che il percorso di salvataggio conterrà la posizione fisica del file che è stato richiamato nella cella.
Spesso, quando si apre un file che contiene delle celle collegate ad altri file, appare una finestra che vi chiede se desiderate aggiornare le celle con i dati esterni. Ciò risulta utile se effettivamente qualche dato è cambiato.
A questo punto, basta ripetere lo stesso procedimento collegando anche le colonne B degli altri file già creati, oppure è possibile duplicare la formula e rettificare il nome del file dalla barra fx delle formule.
Naturalmente, è possibile anche completare il prospetto, a cui si sta lavorando, con altre funzioni. Per esempio, nella figura è stata creata un’altra colonna F, che contiene il calcolo della Media dei voti che saranno importati.
