Quando si utilizza Excel, è indispensabile conoscere alcuni dei più importanti strumenti offerti da questo foglio di calcolo. Si tratta delle funzioni, ovvero gli strumenti principali per automatizzare i calcoli di qualsiasi livello di complessità e difficoltà.
In Excel, ma non solo, le funzioni sono delle formule che prendono degli input e restituiscono in cambio degli output; per poterle usare efficacemente, può essere sufficiente già sapere questo. Per esempio, lo strumento SOMMA () trasforma gli addendi, gli input, nel totale, l’output. Tali input si chiamano parametri o argomenti, mentre l’output che viene restituito è il risultato. Riprendendo l’esempio della SOMMA (), gli addendi sono i parametri e il totale è il risultato. Sebbene più complicate, anche le espressioni funzionano allo stesso modo e spesso i due termini sono usati come sinonimi.
Lo strumento principale per utilizzare le funzioni sono le celle, l’unità fondamentale di Excel; proprio nelle celle si inseriscono le espressioni, si passano argomenti e si visualizzano i risultati. Per inserire una formula, si può scrivere direttamente nella cella, oppure utilizzare la barra della funzione, la tabella posta sopra la griglia di calcolo, identificabile dal simbolo fx. Il primo punto su cui concentrarsi è il segno grafico dell’uguale (=), che non fa parte della formula vera e propria, ma serve per informare Excel che si sta per inserire una funzione e che gli viene richiesto di calcolare gli argomenti inseriti dopo il simbolo. Prendendo sempre ad esempio la SOMMA (), gli addendi sono posti tra parentesi, mentre il risultato viene visualizzato direttamente nella cella. Come si può vedere dall’immagine, una volta dato l’invio al calcolo, la cella C4 mostra il valore 6, il totale, invece della somma di 3 più 3 che era stata inserita all’inizio. In realtà, la formula non è sparita, infatti, se si seleziona la cella, nella barra fx si vede la formula e, se si fa doppio click sulla cella, è ancora possibile modificarla.
Quindi, riassumendo in modo più schematico:
Tutte le funzioni, semplici o complicate che siano, devono essere inserite in questo modo: =NOMEDELLAFUNZIONE(Argomento1;Argomento2;…).
Nel fare questo Excel viene in aiuto degli utenti; se, ad esempio, si digita = in una cella e poi si inizia a scrivere, si vede comparire un elenco a discesa nella cella stessa, che propone una lista di funzioni disponibili in base alle iniziali digitate. Questo ausilio aiuta a evitare noiosi errori di battitura.
Poi, una volta scelta la formula che interessa, appena sotto la barra fx compare un riquadro che mostra lo schema di come bisogna compilare la funzione. Come si può notare, il nome è un vero e proprio collegamento ipertestuale e, se lo si clicca, si viene rimandati alla guida in linea attinente.
Nell’esempio descritto, per fare le somme, sono stati scritti direttamente gli addendi nella formula, ma ci sono anche modalità più flessibili. Gli argomenti che si passano alle funzioni possono essere valori, ma anche riferimenti di celle, intervalli, altre funzioni, ecc. (Maggiori dettagli si trovano nella sezione approfondimenti) Ecco cosa succede quando si passano a una funzione degli argomenti sotto forma di riferimenti a celle. Si può prendere come esempio la modalità con cui la somma è utilizzata, in una cartella di lavoro per la pianificazione finanziaria personale; qui, l’obiettivo è permettere a un utente di inserire, mese per mese, gli importi che prevede di spendere per varie voci di spesa e mostrargli in tempo reale il totale.
Come si vede, la cella D6 contiene una funzione somma, identica a quella usata prima, solo che gli addendi non sono numeri, ma indirizzi di altre celle: D38;D51, ecc. Questo è un modo per dire ad Excel di fare una somma degli addendi che si trovano nella cella D38, nella cella D51, ecc.
Questo rende molto più comodo inserire i valori che la somma deve totalizzare, ma permette anche una grande flessibilità, dato che le celle di riferimento possono, a loro volta, contenere altre funzioni. In questo esempio la cella D38 fa il totale delle celle che vanno da D28 a D37 (cioè totalizza le spese di casa), la cella D51 totalizza le spese per i servizi e, di conseguenza, nella D11 si trovano il totale delle spese per la casa più il totale delle spese per i servizi.
Questo è un primo passo per capire la potenza delle funzioni Excel, in pratica, grazie alla SOMMA (), si ottiene, facilmente, uno schema nel quale basta inserire i valori delle spese mensili, per visualizzare immediatamente l’effetto sul totale.
