Come utilizzare le funzioni excel

Le funzioni excel costituiscono la reale differenza tra il foglio di calcolo e una semplice tabella; per usarle ci sono metodi comodi e veloci per i più esperti ma anche piccole guide adatte a chi si avvicina per la prima volta a questo strumento. 

Formule excel: come iniziare

Nella maggior parte dei casi il programma fornisce una soluzione già pronta per tante esigenze, specie se si tratta di usare excel per un calcolo o per analizzare dati; per sfruttare queste potenzialità si deve individuare lo strumento adatto, comprendere come va usato e, infine, compilare correttamente la formula.

Per questo ci sono molte fonti di informazione, dalla guida del programma ai vari siti web sull’argomento, che spiegano quello che serve; in alternativa è possibile cimentarsi direttamente nel foglio di lavoro e iniziare a capire il funzionamento delle formule excel. Si comincia usando il comando “Inserisci funzione” nella scheda Formule:

Questo pulsante attiva una scheda con tutto quello che serve per trovare lo strumento adatto alle proprie esigenze e capire come usarlo:

1. Area di ricerca per parole e frasi chiave: sarebbe impensabile ricordare i nomi di ogni funzione, inoltre a volte i nomi non sono così intuitivi come SOMMA();
2. Selettore categoria: le funzioni excel sono suddivise per categorie di impiego; da notare che oltre a quelle proprie di excel esiste una voce “definite dall’utente”, infatti chi ha un po’ di rudimenti di programmazione può sviluppare funzioni proprie e far eseguire ad excel il calcolo;
3. Elenco;
4. Descrizione riepilogativa;
5. Rimando alla guida in linea;

Scrivendo nell’area di ricerca la descrizione di cosa si vuole ottenere, spesso si viene indirizzati ad uno o più risultati; selezionando una a una le voci dell’elenco, la descrizione riepilogativa da un’idea di cosa fa la funzione indicata e, spesso, è sufficiente per risolvere il problema.

In ogni caso digitando il rimando all’help si apre una descrizione dettagliata, spesso con esempi utili. 

Da non trascurare anche il selettore per categorie che mostra in ordine alfabetico tutte le voci appartenenti alla categoria scelta; spesso, infatti, il nome stesso da un’idea di cosa facciano le funzioni excel (anche se non sempre è così immediato).

Una volta selezionata la voce più adatta, il pulsante OK porta ad ulteriori schede che guidano ad inserire e usare la formula senza errori. Per seguire meglio conviene provare con un problema concreto:

• Come inserire la data odierna e fare in modo che si aggiorni tutte le volte che viene aperto o stampato il foglio?
• Come sommare i valori di una colonna?

Funzioni excel: la data del giorno

Per questi calcoli, Excel si basa sulla data del computer, per vederlo in pratica:

• Comando “Inserisci funzione” nella scheda Formule;
• Nel quadro di ricerca, inserire “data di oggi” e, poi, premere ‘vai’ (come nell’immagine poco sopra);
• La maschera propone tre scelte, scorrendo e leggendo le descrizioni si arriva ad una funzione denominata OGGI() la cui descrizione recita: “restituisce la data corrente nel formato data”;
• Con il pulsante “Ok” si attiva il passo successivo: nell’esempio in questione non servono parametri, quindi viene semplicemente presentato un pannello di riepilogo, dando conferma la funzione viene inserita ed excel esegue il calcolo;

Funzioni excel: come funziona la Somma

La somma in excel è uno dei calcoli più utilizzati e versatili:

• Avviare la procedura “Inserisci funzione” come prima;
• Digitare, ad esempio: “sommare una colonna” e confermare col pulsante “Vai”;
• Scorrendo fra le proposte si arriva su SOMMA() che appena sotto viene descritta: “Somma i numeri presenti in un intervallo di celle”;

• Confermando si passa alla procedura “Argomenti funzione”;

Il pannello è diviso in tre aree:

1. la parte superiore richiede di inserire gli addendi fra gli argomenti: è possibile digitare direttamente, oppure usando il pulsante con la freccia rossa a fianco della casella di testo si selezionano in modo interattivo caselle, intervalli per costruire riferimenti (per approfondire i riferimenti e il loro uso si può vedere questo articolo)
2. la zona centrale spiega brevemente il funzionamento.
3. In basso si vede in anteprima il risultato: in questo modo è facile capire se tutti i parametri inseriti sono corretti.

Un primo modo per usare il pannello è digitare direttamente i valori: man mano che si aggiungono, la procedura mostra nuove caselle di inserimento (si noti come a fianco di ogni argomento appare il valore corrispondente e in fondo l’anteprima del risultato):

L’anteprima aiuta anche ad individuare eventuali errori, come ad esempio l’inserimento di un testo fra gli addendi:

Naturalmente la vera comodità si vede quando si inizia ad inserire dei riferimenti tra i parametri della funzione, usando come esempio la situazione della figura di seguito:

• Posizionare il cursore nell’area bianca di fianco a “Num1”;
• Poi puntare su A4 e trascinare fino a C22;
• Si nota che l’intervallo è stato trascritto nell’area bianca, di fianco appare l’elenco dei valori e l’anteprima del risultato mostra la somma parziale;
• Poi posizionarsi nell’area bianca di fianco a “Num2”;
• Selezionare E4;
• Analogamente in “Num3” E7;
• Confermare con “Ok”;
• Excel inserisce la funzione e fa il calcolo;

Questa procedura aiuta i neofiti anche quando si tratta di modificare una formula, o semplicemente capire meglio come è strutturato un calcolo impostato da qualcun altro. Se si usa il comando “Inserisci funzione”, nella scheda Formule, partendo da una cella che già contiene dei calcoli, la scheda si apre già compilata con i parametri letti dalla cella corrente, facilitando la modifica.

Quando si ha un po’ di pratica

In teoria una volta appreso come scrivere una funzione, si potrebbe digitarla direttamente nella barra della formula, ma in realtà non è così semplice. Per questo, è importante ricordare almeno tre passi da seguire sempre:

1. Inserire nome della funzione adatta;
2. Inserire i parametri necessari, l’ordine di inserimento e la sintassi;
3. Non commettere errori di digitazione.

Per questo non occorre ripetere tutte le volte la procedura guidata, ma è possibile applicare una procedura più veloce, che aiuta a non sbagliare. Lo strumento in questione è disponibile direttamente nella cella:

• Digitare =O in una cella;
• Appena si scrive un’iniziale, compare un elenco a discesa delle funzioni che iniziano con la lettera digitata. A fianco di quella evidenziata, un fumetto riporta la descrizione riepilogativa e con i tasti ‘freccia su’ e ‘freccia giù’ si può scorrere l’elenco e leggere la descrizione di ognuna;
• Posizionarsi su OGGI(), con il tasto TAB si conferma la selezione e la funzione viene inserita nella cella;
• Il fumetto in basso rimane per indicare i parametri, nel caso di OGGI() non servono, infatti l’etichetta mostra che basta chiudere la parentesi per completare il lavoro e confermare ad excel il calcolo; si noti che il nome della funzione in realtà è un collegamento ipertestuale che se selezionato rimanda direttamente alla guida in linea con le istruzioni che servono; 

condensate all’interno della cella.

L’altro esempio rivela qualche dettaglio in più:

• Scrivere =S in una cella
• Questa volta la lista delle funzioni proposte è piuttosto lunga: è possibile scorrere come prima oppure continuando a scrivere fino a selezionare SOMMA() per poi  confermare con il tasto TAB;

• Rispetto al caso di prima il fumetto mostra quali sono i parametri e come inserirli: in particolare, viene evidenziato in grassetto quello a cui corrisponde la posizione del cursore; in altri termini, excel sta suggerendo che il numero o il riferimento che si sta scrivendo sarà utilizzato con primo parametro;