Se si lavora su fogli di calcolo Excel per realizzare progetti più complessi, può essere d’aiuto creare delle visualizzazioni dello stesso foglio di lavoro che siano diverse a seconda delle proprie esigenze. Per esempio, se si usa il foglio di lavoro per calcolare i prospetti di vendita delle merci, è possibile creare una visualizzazione che contenga solo i dati corrispondenti alle varie linee di prodotti, e un’altra che, invece, riporti il fatturato ottenuto da tutti i prodotti venduti dall’azienda. Si tratta, praticamente, di nascondere righe e colonne e salvare le differenti visualizzazioni create, così da non ripetere ogni volta le stesse operazioni nel momento in cui si ha bisogno di un particolare tipo di tabella.
Vediamo, quindi, come è possibile personalizzare la visualizzazione di un foglio di calcolo Excel.
Immaginiamo di aver già creato una tabella contenente il prospetto delle vendite riguardante tutti i prodotti della nostra azienda, come in figura.
La tabella sarà formata in modo da contenere due colonne, l’una dedicata alle Linee di Prodotto, all’interno della quale saranno stati riportati tutti i diversi tipi di prodotti trattati dall’azienda, mentre l’altra colonna riporterà solo il Fatturato di ciascuna linea di prodotti. Naturalmente il fatturato sarà stato calcolato usando la funzione Somma, come specificato nell’immagine.
Volendo creare la nostra visualizzazione personalizzata, è bene iniziare con una che comprenda l’intero foglio di lavoro Excel che stiamo usando. Quindi, per poterla realizzare, selezioniamo dalla barra multifunzione Home il pulsante Visualizza.
Si aprirà la barra apposita. Dai diversi comandi della barra, selezioniamo “Visualizzazioni personalizzate”, come nell’esempio in figura.
Una volta selezionato il pulsante, apparirà la finestra corrispondente.
Da qui, scegliamo il comando “Aggiungi”.
Come avrete notato, all’interno della finestra, è presente anche il pulsante “Elimina”, che permette di poter eventualmente cancellare una visualizzazione già presente nel foglio di lavoro. Nel nostro caso, “Elimina” risulterà non essere attivo come comando, ma, in seguito alla realizzazione della visualizzazione, apparirà attivo. Per ora continuiamo a creare la nostra visualizzazione.
Una volta cliccato sul comando “Aggiungi”, si aprirà la finestra relativa, che vi chiederà di inserire il Nome della visualizzazione. Nel nostro esempio, abbiamo scelto il nome “Standard”.
Quindi, spuntiamo anche le altre voci presenti sotto il Nome, e diamo l’Ok.
A questo punto, è possibile cambiare il foglio di lavoro per formare altre visualizzazioni.
Per esempio, nella nuova visualizzazione che andremo a creare, potremmo nascondere le righe corrispondenti ai prodotti, lasciando visibili nella tabella solo i totali delle vendite di ogni linea di prodotto.
Per farlo, basta selezionare le righe in questione e cliccare col tasto destro del mouse.
Apparirà il menu contestuale, da cui dovremo selezionare il comando Nascondi, che si trova in basso all’elenco di voci.
A questo punto, basterà ripetere il procedimento già eseguito prima, ovvero posizioniamoci sulla barra Visualizza e selezioniamo il comando “Visualizzazioni personalizzate”.
Quindi, sulla finestra apparsa, basterà cliccare nuovamente sulla voce “Aggiungi” e affibbiare un altro nome alla visualizzazione. Per esempio, potremmo nominare quella appena creata come “Fatturato Linee Prodotto”.
Usando sempre questo stesso procedimento, è possibile realizzare diverse altre visualizzazioni personalizzate, per esempio, potrebbe essere d’aiuto crearne una che comprenda in dettaglio solo il Fatturato di ogni linea di prodotto.
Se si desidera passare da una visualizzazione all’altra, basterà tornare di nuovo su Visualizzazioni personalizzate, selezionare quella prescelta dall’elenco creato e cliccare sul pulsante Mostra. In questo modo, la visualizzazione scelta sarà immediatamente visibile in tabella, come mostra la figura.
Creare queste visualizzazioni può agevolare il report delle vendite dettagliate di un’azienda, contribuendo a renderlo anche più chiaro e immediatamente comprensibile nel caso di stampa cartacea.
