In genere, quando si importano su Excel dati proveniente da altre applicazioni, può risultare utile dividere o estrarre una parte di testo da una cella di un foglio di lavoro. Si tratta di un’operazione che può aiutare nell’organizzazione di dati importanti e ciò è possibile adottando un procedimento molto semplice, è necessario solo conoscere alcune funzione della categoria Testo e il modo corretto di usare il comando Incolla. Vediamo, quindi, come procedere con questa operazione.
Immaginiamo di aver importato su un foglio di lavoro Excel un questionario a risposta multipla. Vogliamo, quindi, dividere i dati inserendoli in due celle diverse. Rifacendoci all’esempio presente in figura, supponiamo di voler separare il numero della domanda, ovvero 1400, e le lettere delle varie opzioni, ovvero A, B e C, dalla domanda e dalla sua eventuale risposta. In pratica, dovremmo inserire nella colonna B la prima parte della domanda, e nella colonna C la seconda parte.
Per riuscire a estrapolare la parte iniziale o finale di un testo, andiamo sulla barra multifunzione Formule.
Al suo interno, clicchiamo sulla voce Testo.
Apparirà una finestra con un elenco di funzioni. Quelle che ci interessa usare sono le funzioni Sinistra e Destra.
Poiché ciò che ci interessa è l’estrazione della parte iniziale del testo della colonna A, ovvero il numero del quesito e le lettere delle risposte, per farlo, dobbiamo servirci della funzione Sinistra. Quindi, posizioniamoci sulla cella B1 e selezioniamo Sinistra dall’elenco di funzioni presenti in Testo.
La funzione Sinistra è formata da due argomenti, ovvero Testo e Num_caratt. Il primo argomento serve a indicare il testo che Excel deve prendere in considerazione. Di norma, questo testo è formato da un riferimento a un’altra cella del foglio. Seguendo il nostro esempio, in Testo andremo a inserire il riferimento della cella A1. Il secondo argomento, invece, sta a indicare il numero di caratteri da estrapolare. Sempre secondo l’esempio, i caratteri che dobbiamo estrarre in questo caso sono 4, se vogliamo estrarre solo “1400”, mentre saranno 5 se intendiamo estrarre anche il punto dopo il numero della domanda, ovvero “1400.”.
A questo punto, possiamo inserire una funzione simile direttamente nella cella B2. Dato che dobbiamo estrarre solo i primi due caratteri dalla cella A2, sarà sufficiente inserire la formula seguente: =SINISTRA(A2;2). Quindi basterà trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella fino alla cella A4, come in figura.
Sebbene la cella B1 contenga una formula diversa da quelle delle celle da B2 a B4, possiamo copiare verso il basso l’intero intervallo da B1 a B4, perché, nel nostro caso, le funzioni si ripetono a intervalli regolari, ovvero la funzione da inserire nella cella B5 sarà uguale a quella della B1, e la funzione della B6 sarà uguale alla B2, e così via. Per copiare le funzioni, basterà trascinare di nuovo verso il basso il quadratino di riempimento. Naturalmente, nel caso in cui il questionario fosse formato da più di 9.999 domande, alla domanda numero 10.000, bisognerà cambiare il secondo argomento della funzione, ovvero Num_caratt, aumentandolo da 4 a 5.
Nel caso si debba estrarre una parte di testo partendo da una determinata posizione, bisognerà usare la funzione Stringa.Estrai. Come procedere? È sufficiente selezionare Testo nel menu Formule e, all’interno dello stesso elenco dove abbiamo precedentemente selezionato Sinistra, troveremo la funzione Stringa.Estrai. Diversamente dalla precedente, questa funzione ha ben tre argomenti. Il primo, ovvero Testo, indica la parte di testo o il riferimento alla cella in cui si trova il testo interessato, mentre il secondo argomento, ovvero Inizio, indica il primo carattere da estrarre. Il terzo argomento, Num_caratt, sta a indicare il numero totale di elementi da estrarre.
A questo punto, posizioniamoci sulla cella C1 e inseriamo all’interno della finestra Argomenti Funzione di Stringa.Estrai i vari parametri richiesti. Alla voce Testo inseriremo il riferimento della cella A1, nella casella Inizio inseriremo il numero 7, che corrisponde alla lettera Q di Qual. In Num_caratt, infine, scriveremo il numero 255 o un valore maggiore, se il questionario avrà delle domande o risposte più articolate. Se la lunghezza della parte del testo da estrarre risulterà minore del numero di caratteri inserito nella funzione, l’estrazione terminerà con la stringa di testo, senza riportare nella cella alcuno spazio vuoto.
Ora possiamo inserire la funzione Stringa.Estrai anche nella cella C2, per cui la formula da usare sarà la seguente: =STRINGA.ESTRAI(A2;4;255). In questo caso, l’argomento Inizio conterrà il valore 4, corrispondente alla lettera P di Parigi. Trasciniamo, quindi, la formula fino alla C4, selezioniamo le celle dalla C1 alla C4 e trasciniamo l’intervallo verso il basso fino all’ultimo quesito del questionario.
Ora bisogna trasformare le funzioni inserite in solo testo, così da eliminare qualsiasi formula dal foglio di lavoro Excel. Selezioniamo, quindi, l’intervallo di celle dalla B1 alla C8, e clicchiamo col tasto destro del mouse. Apparirà il menu contestuale da cui sceglieremo la funzione Copia. Quindi, tornando sulla barra Home, selezioniamo Incolla. Dalla finestra di Incolla clicchiamo sulla prima icona di Incolla Valori, come illustrato nella figura.
A questo punto, non ci sono più funzioni che si riferiscano alla colonna A, per cui è possibile eliminarla completamente dal foglio di lavoro, tenendo come buone solo le colonne B e C. In questo modo, avremo completato il lavoro di separazione del testo, come ben illustra l’ultima immagine.
