Supponiamo che abbiate una tabella qualsiasi su un foglio di calcolo. La tabella è formata da due colonne, la A, che contiene un elenco di Prodotti, e la B, che presenta il totale delle vendite del primo trimestre di ogni prodotto corrispondente nella prima colonna.
Ad esempio, immaginiamo di essere i proprietari di un negozio di calzature, i prodotti principali di cui calcoleremo le vendite saranno Scarpe, Borse e Accessori. Calcoliamo, quindi, il Totale Fatturato nel primo trimestre inserendo il dato nella riga corrispondente.

A questo punto, è necessario duplicare il foglio di calcolo. Come fare? Trasciniamo la linguetta denominata Foglio 1 verso destra, tenendo premuto Control sulla tastiera del computer. Il Foglio 1 si sarà duplicato in Foglio 1(2). Quindi, cambiamo l’intestazione della seconda colonna nel nuovo Foglio 1 (2) e, di conseguenza, tutti gli altri dati. Questo procedimento va ripetuto per tutti i fogli di calcolo che conterranno i trimestri dell’anno.
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Quindi, il foglio va duplicato un’ultima volta per creare una tabella delle vendite dei prodotti relative a tutto l’anno. Selezioniamo le celle dalla B2 alla B4, quindi premiamo il pulsante Consolida presente all’interno della barra Dati in Home.
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Si aprirà la finestra Consolida. Qui, alla voce Funzione, selezioniamo Somma, mentre alla voce Riferimento clicchiamo sul pulsante che si trova a destra della casella per effettuare il collegamento con il foglio di lavoro. In figura, il pulsante in questione è evidenziato dal cerchietto rosso.
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Una volta cliccato sul Riferimento, la finestra Consolida risulterà ridimensionata in modo da permettere di selezionare le celle o l’intervallo interessato. Evidenziate le celle che ci interessano, spostiamoci sul Foglio 1 e selezioniamo le Vendite Primo Trimestre, ovvero le celle dalla B2 alla B4. Clicchiamo di nuovo sul collegamento presente nella finestra Consolida.
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Quindi, sempre dalla finestra Consolida, diamo Aggiungi che ci serve per aggiungere nell’elenco i riferimenti dell’intervallo selezionato. Questo procedimento va ripetuto selezionando le celle relative ai dati delle vendite degli altri trimestri.
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Una volta aggiunti i riferimenti relativi a tutti e quattro i fogli di lavoro, ovvero a tutti e quattro i trimestri di vendite, rimanendo nella finestra Consolida, diamo l’Ok in basso.
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A questo punto, dopo aver chiuso la finestra Consolida, nelle celle dalla B2 alla B4 del Foglio 5 appariranno le somme totali delle vendite dell’anno corrispondenti a ogni singolo articolo della tabella, nonché il totale Fatturato durante l’anno, come mostrato in figura.
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La funzione di consolidamento dei dati dev’essere aggiornata se uno o più dati di riferimento negli altri fogli di calcolo vengono cambiati. Infatti, poiché si tratta di una funzione non automatica, bisognerà modificare uno per uno i dati del Foglio 5. Per poterlo fare in modo più veloce, sarà sufficiente posizionarsi nella prima cella dell’intervallo di consolidamento e cliccare di nuovo su Consolida dalla barra Dati. Quindi, basterà dare l’Ok per ottenere il risultato desiderato. Inoltre, proprio perché la funzione di consolidamento nasce come funzione dinamica, è possibile rendere automatico l’aggiornamento quando si modifica qualche elemento nelle celle dei fogli precedenti. Per rendere il lavoro più veloce e immediato, è sufficiente spuntare la voce “Crea collegamento con i dati originari” presente nella finestra dell’azione Consolida, come evidenziato in figura.
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Questa accortezza permetterà un aggiornamento immediato e automatico di tutti i fogli di lavoro, nel momento in cui viene cambiato all’interno di una o più celle qualche elemento. Quest’uso della funzione Consolida è sicuramente il più diffuso e interessante, perché rivela l’aspetto attivo della funzione stessa.