Supponiamo che abbiate una tabella qualsiasi su un foglio di calcolo. La tabella è formata da due colonne, la A, che contiene un elenco di Prodotti, e la B, che presenta il totale delle vendite del primo trimestre di ogni prodotto corrispondente nella prima colonna.
Ad esempio, immaginiamo di essere i proprietari di un negozio di calzature, i prodotti principali di cui calcoleremo le vendite saranno Scarpe, Borse e Accessori. Calcoliamo, quindi, il Totale Fatturato nel primo trimestre inserendo il dato nella riga corrispondente.
A questo punto, è necessario duplicare il foglio di calcolo. Come fare? Trasciniamo la linguetta denominata Foglio 1 verso destra, tenendo premuto Control sulla tastiera del computer. Il Foglio 1 si sarà duplicato in Foglio 1(2). Quindi, cambiamo l’intestazione della seconda colonna nel nuovo Foglio 1 (2) e, di conseguenza, tutti gli altri dati. Questo procedimento va ripetuto per tutti i fogli di calcolo che conterranno i trimestri dell’anno.
Quindi, il foglio va duplicato un’ultima volta per creare una tabella delle vendite dei prodotti relative a tutto l’anno. Selezioniamo le celle dalla B2 alla B4, quindi premiamo il pulsante Consolida presente all’interno della barra Dati in Home.
Si aprirà la finestra Consolida. Qui, alla voce Funzione, selezioniamo Somma, mentre alla voce Riferimento clicchiamo sul pulsante che si trova a destra della casella per effettuare il collegamento con il foglio di lavoro. In figura, il pulsante in questione è evidenziato dal cerchietto rosso.
Una volta cliccato sul Riferimento, la finestra Consolida risulterà ridimensionata in modo da permettere di selezionare le celle o l’intervallo interessato. Evidenziate le celle che ci interessano, spostiamoci sul Foglio 1 e selezioniamo le Vendite Primo Trimestre, ovvero le celle dalla B2 alla B4. Clicchiamo di nuovo sul collegamento presente nella finestra Consolida.
Quindi, sempre dalla finestra Consolida, diamo Aggiungi che ci serve per aggiungere nell’elenco i riferimenti dell’intervallo selezionato. Questo procedimento va ripetuto selezionando le celle relative ai dati delle vendite degli altri trimestri.
Una volta aggiunti i riferimenti relativi a tutti e quattro i fogli di lavoro, ovvero a tutti e quattro i trimestri di vendite, rimanendo nella finestra Consolida, diamo l’Ok in basso.
A questo punto, dopo aver chiuso la finestra Consolida, nelle celle dalla B2 alla B4 del Foglio 5 appariranno le somme totali delle vendite dell’anno corrispondenti a ogni singolo articolo della tabella, nonché il totale Fatturato durante l’anno, come mostrato in figura.
La funzione di consolidamento dei dati dev’essere aggiornata se uno o più dati di riferimento negli altri fogli di calcolo vengono cambiati. Infatti, poiché si tratta di una funzione non automatica, bisognerà modificare uno per uno i dati del Foglio 5. Per poterlo fare in modo più veloce, sarà sufficiente posizionarsi nella prima cella dell’intervallo di consolidamento e cliccare di nuovo su Consolida dalla barra Dati. Quindi, basterà dare l’Ok per ottenere il risultato desiderato. Inoltre, proprio perché la funzione di consolidamento nasce come funzione dinamica, è possibile rendere automatico l’aggiornamento quando si modifica qualche elemento nelle celle dei fogli precedenti. Per rendere il lavoro più veloce e immediato, è sufficiente spuntare la voce “Crea collegamento con i dati originari” presente nella finestra dell’azione Consolida, come evidenziato in figura.
Questa accortezza permetterà un aggiornamento immediato e automatico di tutti i fogli di lavoro, nel momento in cui viene cambiato all’interno di una o più celle qualche elemento. Quest’uso della funzione Consolida è sicuramente il più diffuso e interessante, perché rivela l’aspetto attivo della funzione stessa.
