Quando si lavora a un foglio Excel per creare un prospetto quantitativo, una delle operazioni più usate è di sicuro la copia dei dati. Per esempio, se bisogna riscrivere una formula o una funzione già usata all’interno di diverse celle, è comodo e veloce poter utilizzare la copia dei dati.
La procedura da usare per la Copia è molto simile ai precedenti procedimenti di Taglia e Incolla usati per lo spostamento dei dati, mentre questa volta dobbiamo solo copiare gli elementi necessari. Con questa operazione, inoltre, il dato già presente all’interno di una cella verrà mantenuto e non eliminato da Excel. Vediamo come si deve procedere per effettuare la Copia dei dati.
Supponiamo di avere una tabella come quella in figura. È possibile copiare una cella o un intervallo di celle all’interno di più parti del foglio di lavoro. Anche dopo aver eseguito la prima copia, infatti, la cella copiata continuerà a visualizzare un bordo intermittente, il che significa che è possibile copiare quei dati su un’altra parte del foglio di calcolo usando il solo comando Incolla, senza dover ripetere Copia. Per far tornare il bordo della cella stabile, sarà sufficiente dare Invio per confermare l’inserimento dei dati nella cella di destinazione.
Quando si deve copiare una formula o una funzione in una o più celle adiacenti, è sufficiente trascinare il quadratino di riempimento. Questa scorciatoia evita di dover usare nuovamente i comandi Copia e Incolla.
Durante la copia o lo spostamento di una formula o di una funzione, Excel ricorre al riferimento relativo. Significa che tiene in considerazione le coordinate delle celle e le aggiorna in modo automatico.
Supponiamo di avere una tabella in cui la cella C1 contiene la formula =A1-B1.
Vogliamo spostare il contenuto della cella B1 nella cella B2, ciò comporterà un aggiornamento della formula precedente, che diventerà =A1-B2.
Se, invece, spostiamo la cella C1 in un’altra parte del nostro foglio di lavoro, la formula non cambierà dato che i riferimento inseriti non sono stati spostati.
Immaginiamo che la cella D2 contenga la seguente formula =B2*C2.
Vogliamo copiarla verso il basso fino alla cella D4, per cui la formula in D3 sarà diventata =B3*C3, dato che la cella di destinazione si trova solo una riga in basso, mentre nella cella D4 la formula diventerà =B4*C4, dato che ci saremo spostati di due righe più in basso.
In pratica, si tratta di una procedura che permette di inserire una sola formula e di copiarla rapidamente all’interno di molte celle.
I riferimenti relativi di Excel permettono, quindi, di cambiare la struttura iniziale del prospetto su cui si lavora attraverso lo spostamento delle celle, inoltre consentono di creare in modo rapido e semplice dei prospetti anche molto complessi, semplicemente inserendo in una cella una sola formula e ricopiandola nelle celle seguenti.
Oltre ai riferimenti relativi, è possibile che per effettuare alcuni calcoli sia necessario mantenere costanti alcuni riferimenti di cella, ovvero si debba ricorre ai cosiddetti riferimenti assoluti.
Una cella trascritta con un rifermento assoluto si presenta col doppio dollaro, tipo $B$3.
Per poter assegnare un tale riferimento a una cella o a un intervallo di celle, basterà inserire il riferimento di cella nella formula in questione e premere il tasto F4.
Immaginiamo di dover dividere le spese condominiali tra i diversi condomini di una palazzina usando la seguente tabella:
Per riuscire a suddividere questi dati, bisognerà dividere il totale di 2.500,00 euro per 1000 e moltiplicarla per i millesimi di ogni condomino.
All’interno della cella C2, quindi, andrà inserita la seguente formula =C7/1000*B2, mentre nella cella C3 la formula sarà =C7/1000*B3, nella C4 sarà =C7/1000*B4, in C5 la formula sarà =C7/1000*B5 e, infine, nella C6 si dovrà inserire la formula =C7/1000*B6.
Naturalmente dover scrivere tutte queste formule all’interno del nostro prospetto ci farebbe solo sprecare tempo inutile, per questo è necessario trovare una procedura “ad hoc”.
Se ci limitassimo a copiare la prima formula nelle celle sottostanti, ci complicheremmo le cose, dato che otterremmo solo delle formule sbagliate. Ecco perché, per risolvere il dilemma, basterà assegnare alla cella C7 un riferimento assoluto quando andiamo a inserire la prima formula. In questo modo, successivamente potremo trascinare il quadratino di riempimento di C2 verso il basso.
A questo punto, avremo risolto il problema della ripartizione delle spese, che sarà possibile ottenere nel giro di pochi secondi e di poche operazioni.
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