Quando si lavora su un foglio di calcolo Excel, in genere, è per creare delle tabelle o degli elenchi di dati che rappresentino un prospetto. Tale prospetto si definisce quantitativo quando contiene anche formule o funzioni. Per esempio, prospetto quantitativo è una fattura commerciale o un report di spese condominiali. Per realizzare questo tipo di tabelle, Excel permette di strutturare in maniera chiara ed efficace un prospetto che sia immediatamente comprensibile anche a terzi, e non solo a chi l’ha creato. Per risultare realmente efficace e chiaro, infatti, un prospetto deve permettere di ottimizzare i suoi tempi di consultazione e di risalire subito ai calcoli in esso contenuti.
Per esempio, immaginiamo di aver creato un prospetto-fattura, se un altro operatore ha necessità di usarlo per inserirvi ulteriori dati, dovrà poter immettere solo quelli variabili, come il codice cliente, mentre tutto il resto dovrà essere già presente sul foglio di calcolo. In pratica, il foglio di calcolo Excel deve essere in grado di generare automaticamente formule, funzioni ed etichette presenti al suo interno. Vediamo, quindi, in che modo poter creare il nostro prospetto in modo efficiente e chiaro.
Quando si realizza un prospetto su un foglio di calcolo Excel, può essere necessario dover attribuire un aspetto diverso alla struttura del foglio. Per farlo, in genere, è necessario spostarne alcuni dati.
Per riuscire a spostare all’interno del foglio Excel una cella o un intervallo di celle, sarà sufficiente usare i comandi Taglia e Incolla, che si possono facilmente selezionare dal menu Modifica o dal menu contestuale, oppure è sempre possibile far ricorso ai pulsanti corrispondenti della barra degli strumenti, come mostrato nell’immagine.
Come procedere al Taglia/Incolla delle celle o degli intervalli di celle? Basterà seguire questo procedimento: prima di tutto, selezionate la parte da spostare, quindi cliccate sul comando Taglia, come mostrato nella figura precedente. Quindi, posizionatevi sull’area in questione e scegliete il comando Incolla. Se all’interno delle celle di destinazione si trovano dei dati, usando questo comando Taglia/Incolla andranno inevitabilmente persi. Per questo prima di eliminarli, Excel vi chiederà la conferma dello spostamento.
Un modo ancora più veloce ed efficiente di spostare una cella o diverse celle consiste nella cosiddetta procedura “Drag and Drop”. Come funziona? Seguite le seguenti istruzioni.
Selezionate l’area da spostare, proprio come avete fatto nell’esempio precedente, quindi puntate il mouse su un punto qualsiasi del bordo della cella fino a quando il puntatore non assumerà la forma di una freccia a quattro punte. Trascinate, quindi, l’area che avrete selezionato fino alla cella desiderata, sempre avendo cura di tener premuto il pulsante sinistro del mouse. La figura sottostante vi semplificherà la comprensione:
In alcuni casi, può capitare di dover aggiungere delle colonne o delle righe all’interno del proprio prospetto. Può, infatti, accadere di aver dimenticato di inserire una colonna o di non aver creato una riga intermedia che era necessaria, per questo risulta utile sapere come procedere per inserire eventuali colonne o righe nel prospetto.
Per inserire una colonna, è sufficiente cliccare sulla sua intestazione e usare il comando Inserisci Colonne. La colonna verrà, quindi, inserita a sinistra di quella selezionata, per cui tutti i dati presenti nella colonna stessa e quelli contenuti nelle colonne successive risulteranno spostati verso destra.
Se serve inserire più di una colonna, basterà selezionarne due o più all’interno del prospetto e cliccare sul tasto destro del mouse. Apparirà il menu contestuale, e da qui selezionerete direttamente la voce Inserisci.
Il procedimento sarà analogo per l’inserimento delle righe. Sarà sufficiente selezionare una riga cliccando sulla sua intestazione, quindi usare il comando Inserisci Righe.
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