Quando si lavora su un foglio di calcolo Excel per creare un prospetto quantitativo, può essere utile formattare il proprio foglio di lavoro. La formattazione comprende tutte quelle operazioni che consentono di attribuire al prospetto creato un aspetto decisamente più professionale e chiaro.
La maniera più veloce e semplice di formattare il proprio prospetto è quella di usare uno dei tanti stili che Excel stesso fornisce.
La scelta di questo stile dovrebbe rispecchiare i dati presenti nel prospetto e conferire loro un’organizzazione adeguata sul foglio di lavoro. Per esempio, sarebbe del tutto fuori luogo attribuire uno stile Elenco a una tabella che contiene numeri o dati espressi in valuta, in tal caso, infatti, sarebbe più appropriato ricorrere a uno stile Contabilità.
Quindi, la cosa migliore è quella di affidarsi alle alternative stilistiche che lo stesso programma ci offre, e scegliere quella che risulta essere più idonea al tipo di prospetto che stiamo realizzando. Per scegliere il nostro stile, basterà selezionare una cella qualsiasi del foglio di calcolo, e usare il comando Formato e scegliere Formattazione automatica. Apparirà la finestra Formattazione automatica, da cui sarà possibile scegliere uno degli stili presenti al suo interno, come mostrato in figura:
Il pulsante Opzioni, che si trova a destra degli stili, permette di cambiare alcuni elementi dello stile scelto. Inoltre, sempre tramite la finestra Formattazione automatica, si può cambiare uno stile già assegnato semplicemente selezionandone un altro, oppure lo si può eliminare definitivamente selezionando lo stile Nessuno. Si tratta di un procedimento che può essere effettuato anche selezionando l’intero foglio di lavoro e scegliendo il comando Modifica -> Cancella -> Formati.
Oltre alla Formattazione automatica, si può formattare un foglio di calcolo Excel anche manualmente. In realtà, è una procedura che è meglio usare nel momento in cui ci accorgiamo che il nostro prospetto è abbastanza complesso e difficilmente formattabile attraverso la funzione automatica. Se così fosse, può risultare utile sapere come procedere a una formattazione manuale. Anche nel caso in cui si voglia usare uno stile diverso dalle alternative proposte da Excel, si può ricorrere alla formattazione manuale. Per esempio, può capitare di assegnare uno stile di formattazione automatico al proprio foglio di calcolo e, successivamente, avere la necessità di modificarne alcuni elementi per rendere ancora più personale ed efficiente il prospetto rispetto al tipo di lavoro svolto.
Come procedere, quindi, a una formattazione manuale? Prima di tutto, bisogna tenere a mente che i principali elementi di formattazione si assegnano a una cella o a un intervallo di celle usando i comandi presenti all’interno della corrispondente barra degli strumenti Formattazione.
La barra Formattazione presenta diversi gruppi di pulsanti a cui corrispondono diverse funzioni. Vediamo alcune regole di stile.
Questi due elenchi a discesa permettono di assegnare alle diverse celle del foglio di calcolo il tipo di carattere e la dimensione che si preferisce, mentre le lettere successive permettono di attribuire al carattere scelto rispettivamente lo stile Grassetto, Corsivo e Sottolineato.
È consigliabile usare dei font facilmente comprensibili e chiari per la parte tabellare del proprio prospetto. I font più usati, in genere, sono l’Arial, il Times New Roman o il Verdana, che risultano subito leggibili, mentre per quanto riguarda la dimensione del carattere si consiglia di scegliere una grandezza compresa tra i 10 e i 14 px. Passando agli stili, da notare che il Grassetto si usa maggiormente per le intestazioni di righe e colonne o per evidenziare determinati elementi presenti in tabella, come per esempio un valore totale. Il Corsivo, invece, dovrebbe essere usato limitatamente alle scritte e non ai dati numerici, perché i numeri si leggono meglio se hanno un carattere normale. Il Sottolineato, infine, si usa più raramente all’interno di una tabella di dati.
Continuando nell’esplorazione della barra, noterete che i primi tre pulsanti del gruppo in figura sono strettamente legati all’allineamento del contenuto delle celle. Rispettivamente, permettono di allineare a sinistra, al centro e a destra. Il pulsante evidenziato in figura, invece, permette di centrare il contenuto di una cella all’interno di una selezione effettuata, e si chiama Unisci e centra. Si tratta di un comando utile per creare un’intestazione, per cui basta inserire il testo interessato in una cella e unire tutte le celle della riga.
Per quanto riguarda l’allineamento dei contenuti, bisognerebbe considerare alcune piccole regole. È da tenere a mente che è consigliabile effettuare a destra, che le intestazioni di una colonna vengono centrate e che la prima colonna di un prospetto va allineata a sinistra, se il suo contenuto è descrittivo.
Passiamo al successivo gruppo di pulsanti. Questi si usano soprattutto per formattare le celle che contengono o visualizzano dei dati numerici. È possibile assegnare alla stessa cella anche più stili.
Se nella stessa colonna si usano numeri con la virgola, è importante che siano allineati usando i comandi Aumenta decimali e/o Diminuisci decimali.
Il gruppo di pulsanti in figura è composto da due comandi che permettono di ridurre o aumentare il rientro del contenuto di una cella. Si tratta dei pulsanti Riduci rientro e Aumenta rientro, che in Excel sono usati molto poco, dato che si preferisce far uso di più righe o colonne per allineare i diversi dati presenti nel foglio di calcolo.
Il pulsante, che segue Aumenta rientro, permette di scegliere il tipo di bordo da attribuire al prospetto intero oppure a un gruppo di celle. I pulsanti successivi consentono, invece, di assegnare un colore allo sfondo della cella o al suo carattere.
Nella creazione di un prospetto, è consigliabile non esagerare con le griglie, ma usare un bordo a intervalli regolari di dati, perché risulta essere decisamente più leggibile. Per quanto riguarda i colori da usare nel prospetto, meglio preferire quelli chiari, infatti tonalità scure sono più adatte alle intestazioni di tabella.
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