Continuiamo l’esempio di prima riguardo al calcolo percentuale, utilizzando una funzione molto comoda per rendere ancora più dinamico il foglio Excel: le tabelle. Lo scenario è sempre lo stesso: ci sono articoli diversi che hanno avuto risultati di vendita diversi: vogliamo calcolare la percentuale di ognuno rispetto al fatturato totale dell’anno.
Usare le tabelle Excel per il calcolo percentuale
Procediamo sulla falsariga dell’esempio sulle percentuali di vendita per introdurre un’altra funzionalità comoda: le tabelle Excel. Il risultato è formalmente ed esteticamente è simile a quello dell’articolo precedente, ma con qualche comodità in più.
Cominciamo a scrivere la testata come nell’articolo precedente, posizionandoci qualche riga più sotto.
- Prepariamo una intestazione alla tabella scrivendo: “Articolo” in B25, “Fatturato 2014” in C25, “Percentuale” in D25;
- Selezionare la riga di intestazione appena creata e una riga in più sotto.
- Dalla Scheda “Inserisci” prendiamo il comando “Tabella”, confermiamo che la tabella ha una intestazione e diamo ok.
Excel crea una tabellina formattata con dei colori predefiniti:
Notiamo che selezionando una cella dentro l’intervallo colorato, nella barra dei menu appare la voce “Strumenti tabella” con sotto-menu “Progettazione”; questo perché la selezione si trova dentro un oggetto “tabella” che in Excel ha un proprio menu e dei comandi specifici; ad esempio possiamo cambiare la formattazione, colori, stili, se rendere la riga d’intestazione diversa dalle altre o meno, ecc.
Tornando al nostro calcolo percentuale delle vendite, riprendiamo a compilare la tabella:
- Digitare Art. A in B26;
- Subito sotto, in B27, Art. B;
notiamo che all’uscita della cella Excel ha provveduto ad espandere l’area colorata, cioè ha allargato automaticamente la tabella per alloggiare i nuovi dati appena inseriti.
Cliccando sul simboletto col fulmine (che si chiama “smart tag”), ci appare un menu dal quale eventualmente possiamo decidere di non espandere automaticamente la tabella.
A noi sta bene che si espanda, quindi andiamo avanti ad immettere i dati per calcolare le percentuali, e compiliamo le celle con il fatturato.
Adesso si deve inserire la formula che estrae la percentuale, ma per farlo useremo un modo diverso di gestire i riferimenti:
- Selezionare D26;
- digitare =
Poi con il mouse cliccare la cella C26; notiamo che Excel sta inserendo delle parentesi quadre e un richiamo alla intestazione della colonna, per adesso lasciamolo fare;
- Andiamo avanti inserendo il simbolo / per la divisione, poi somma(
- Adesso con il mouse selezioniamo tutta la colonna “Fatturato 2014” (cliccando sulla testata e tenendo premuto il tasto del mouse trasciniamo verso il basso);
Excel ha provveduto a trasformare il nostro input in un riferimento a tutta la colonna del fatturato; a questo punto chiudiamo la parentesi e digitiamo invio;
Notiamo subito che Excel ha propagato la formula anche all’altra riga, e che il calcolo è giusto senza che ci siamo dovuto preoccupare di indicare riferimenti relativi o assoluti (o meglio: lo abbiamo fatto implicitamente quando siamo andati a selezionare l’intera colonna); ci manca solo di selezionare le celle D26 e C27, applicare il formato percentuale e fino a qui siamo a posto.
Per capire il vantaggio delle tabelle, andiamo a scrivere Art. C nella prima riga disponibile, notiamo che dopo l’invio:
- Excel ha espanso la tabella;
- aggiunto la formula che fa il calcolo percentuale;
Inoltre soprattutto il totale complessivo è associato all’intera colonna, per cui non appena digitiamo un valore nel fatturato 2014 dell’articolo C vediamo che si aggiornano tutte le percentuali.
Rispetto all’esempio dell’articolo precedente il risultato non è poi così diverso, ma abbiamo ottenuto una tabella dinamica che rende molto più comoda l’aggiunta successiva o la cancellazione di righe.
Un altro aspetto delle tabelle che vale la pena di sottolineare qui è la facilità di aggiungere riepiloghi e totali:
- selezionare una cella all’interno dell’area colorata;
- compare il menu tabella, se nella scheda “Opzioni stile tabella” spuntiamo “Riga totale”, automaticamente Excel aggiunge in fondo alla tabellina una riga di riepilogo con la somma complessiva delle percentuali;
In questo caso nella riga del totale ha senso la funzione somma, che Excel ha aggiunto per noi, se volessimo cambiare, ad esempio mettendo il conteggio dei valori, basta selezionare l’ultima cella della colonna percentuale e dal simbolo di menu a tendina che appare andare a scegliere la funzione che ci occorre.
A questo punto la tabella percentuali è finita, se ci servisse aggiungere altre righe ci sono due modi:
- Spegnere momentaneamente la riga dei totali, digitare nella prima riga libera (come fatto prima) e poi riaccenderla;
- Oppure semplicemente prendere il triangolino che appare in basso a destra nell’ultima cella e trascinare verso il basso: il programma aggiungerà automaticamente le righe che servono.
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Clicca qui per scaricare il foglio excel con gli esempi discussi in questo articolo.
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