Funzioni Excel: cosa sono e come si usano i riferimenti

Le funzioni Excel sono il punto di partenza per diversi compiti semplici e complessi. Per rendere davvero interattivo il foglio elettronico è importante usare in modo corretto i riferimenti. Vi mostriamo come fare.

Ogni funzione di excel elabora dei parametri in ingresso e restituisce dei risultati in uscita; gli argomenti da fornire in input possono essere:

• Valori costanti: testi, numeri, date o altro;
• Formule: in questo caso, il dato che si elabora è il risultato della formula. Ad esempio, scrivendo =SOMMA(1;2;PRODOTTO(3;3)) si ottiene 12, in quanto la funzione SOMMA() prende come argomenti 1, 2 e il risultato della moltiplicazione 3 x 3;
• Riferimenti: cioè istruzioni che indicano a Excel di prendere i dati in qualche punto specifico del foglio di calcolo;

Funzioni Excel: cosa sono i riferimenti

Per usare in una cella dati che si trovano in un’altra, bisogna individuare in modo univoco la casella o il gruppo di caselle desiderate. Vediamo alcuni modi per farlo:

• Riga e colonna: ogni foglio Excel è composto da tabelle, per cui ogni punto si trova all’incrocio di una riga e di una colonna. Per indicare la cella in alto a sinistra, ad esempio, si scrive “A1”, che significa “all’incrocio della colonna A con la riga 1”. Questo indirizzo può essere usato in qualsiasi formula;
• Intervalli denominati: si può dare un nome ad ogni area del foglio, per individuarla più facilmente;
• Tabelle excel: opzione introdotta nelle versioni più recenti del programma.

Nell’esempio della figura seguente, la somma in C3 ha come parametri A1 e 2, fatto che si può leggere in questo modo: “addiziona il numero due al valore che si trova in A1”; il tutto viene eseguito correttamente in quanto la cella A1 (incrocio della colonna A con la riga 1) contiene un numero.

Perché usarli

Gli usi sono davvero tanti, così come i motivi per cui torna comodo usarli, spesso si mette il riferimento invece di inserire direttamente i valori nella formula per rendere interattivi i fogli elettronici, e scrivere formule più semplici. Per esempio, volendo calcolare l’IVA su un imponibile di 100 € ci sono vari modi:

• Digitando in A1 =100*21% si visualizza il risultato ventuno;
• Scrivendo 100 in A2 e in B2 =A2*21% l’importo visualizzato è il medesimo; tuttavia, inserendo un altro numero in A2 automaticamente la moltiplicazione in B2 è ricalcolata senza bisogno di modificare la formula;
• Scrivendo 100 in A2, 21% in B2, e in C2 =A2*B2 si ottiene ovviamente la stessa IVA ma ora si possono variare direttamente in A2 e B2 sia l’imponibile che l’aliquota e tutto viene aggiornato automaticamente;

Un altro vantaggio di lavorare in questo modo si può sperimentare direttamente eseguendo questi passi:

• Selezionare A2;
• Portare il mouse sul quadratino nero in basso a destra nella cella fino a che il cursore diventa una crocetta;
• Cliccare e trascinare fino alla riga 10 per ricopiare il contenuto;
• Eseguire lo stesso in B2;
• Infine in C3;
• Il risultato è come nell’ultimo riquadro in figura: così come sono stati ricopiati i numeri Excel ricopia anche la formula, però aggiornando opportunamente i riferimenti; per verificarlo è sufficiente cambiare A4, A5, oppure B10 e controllare che tutto torni.

La griglia così ottenuta permette facilmente di introdurre un altro tipo di riferimenti, eseguendo i passi seguenti:

• Selezionare C11;
• Selezionare la scheda “Formule”, poi il comando “Somma automatica” e premere invio;
• In C11 viene automaticamente scritto =SOMMA(C2:C10) cioè si sta dicendo ad Excel di passare in input alla SOMMA() le celle che vanno da C2 a C10;
• Anche il risultato in C11 si aggiorna automaticamente al variare di uno qualsiasi degli importi;

Pertanto a seconda della funzione che si sta utilizzando si può dare come riferimento anche un intero intervallo di celle.

Come inserirli

Oltre a digitare direttamente nella barra della funzione come visto nell’esempio precedente i riferimenti si possono semplicemente selezionare con il mouse, direttamente mentre si scrive la formula o mediante procedura guidata; continuando con l’esempio precedente:

• Cancellare da C2 a C11;
• Selezionare C2, digitare = e poi spostare il mouse su A2, premendo il pulsante sinistro Excel inserisce l’indirizzo corretto;
• Scrivere * (simbolo dell’operatore di moltiplicazione);
• Spostare il mouse su B2 e premere, l’altro riferimento viene inserito;
• Battere invio per uscire dalla modifica;
• Il risultato è identico al precedente, ma l’inserimento è stato decisamente più veloce e comodo e senza il rischio di sbagliarsi a scrivere;

Anche C11 si può completare in modo analogo:

• Selezionare C11;
• Scrivere =SOMMA(
• Portarsi sopra C2;
• Premere e tenere premuto;
• Trascinare tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse fino a C10; mentre ci si sposta con il mouse viene compilato e aggiornato il riferimento all’intervallo selezionato;
• Chiudere la parentesi e battere invio.

Durante le operazioni descritte sopra si può notare che la griglia cambia colore in corrispondenza dei riferimenti selezionati, questo è un ottimo ausilio per comporre le formule senza fare errori, ma diventa molto comodo anche in fase di modifica, come in questo esempio:

• Selezionare F6 e inserire =A6*B6
• Senza uscire dalla modifica portare il mouse sul bordo azzurro di A6, il bordino si evidenzia e il mouse assume la forma di una crocetta;
• A questo punto premendo e trascinando il riquadro blu si sposta, e con esso il riferimento della formula in F2 che infatti si aggiorna di conseguenza, la stessa cosa se si sposta il riquadro verde;

Un altro modo per inserire riferimenti sono le procedure guidate di Excel, come ad esempio quella per inserire la SOMMA() in questo modo:

• Cancellare il contenuto di C11
• Selezionare la cella E11
• Nella scheda Formule, attivare inserisci funzione e nel pannello che viene mostrato scegliere SOMMA() e confermare.

• Nel pannello di dettaglio si nota che a fianco di ogni casella di input c’è un pulsantino con icona raffigurante una tabella; cliccando quel pulsante la maschera si rimpicciolisce per far vedere meglio lo schermo di excel, adesso con il mouse si può selezionare un intervallo di celle poi premere nuovamente il pulsante per tornare nella maschera principale;

Intervalli denominati

Nella barra Formule si vede un pulsante “Gestione Nomi” che ha la funzione di gestire un archivio di intervalli denominati o celle alle quali è stata assegnata una particolare etichetta che le rende riconoscibili senza dover indicare riga e colonna. In realtà quello dei nomi definiti è un argomento abbastanza complesso che viene discusso in un altro articolo, qui ci si limita ad un rapido esempio.

Un primo elemento con cui familiarizzare è la casella nome: l’area in alto a sinistra, appena sopra alla griglia che ha alcune caratteristiche interessanti:

• riporta sempre l’indirizzo della cella selezionata;
• se si scrive in quell’area un riferimento di cella si viene riportati sulla casella corrispondente, come nell’esempio in figura dove si scrive C10 e battendo invio si viene portati in C10;
• si può usare per inserire facilmente nomi pertinenti per aree del foglio, e poi per ritrovarli;

Per avere un esempio concreto di come usare i nomi si può partire da un foglio come in figura ed eseguire i passi seguenti:

• Portarsi in A2;
• Selezionare la casella nome;
• Digitare Aliquota
• Selezionare l’intervallo da C2 a C10
• Attivare la casella nome
• Digitare Imp

A questo punto selezionando la freccetta sul lato destro della casella nome si può vedere un elenco a discesa con tutti i nomi inseriti prima, selezionandone uno la selezione passa sull’area corrispondente.

Una caratteristica comoda dei nomi è che si possono usare direttamente nelle formule, come in questo esempio:

• Selezionare D2
• Digitare =Aliquota*C2
• Si nota il riquadro azzurro su A2 come quando si batte il suo indirizzo;
• Ricopiare la formula fino a C10

Nel caso di funzioni che accettano in ingresso degli intervalli si può inserire un nome allo stesso modo visto sopra, proseguendo con l’esempio corrente:

• Selezionare C11
• Digitare =SOMMA(Imp)
• Battere invio

In conclusione quindi, le funzioni Excel diventano ancora più versatili e potenti se abbinate a un corretto uso dei riferimenti. Il prossimo articolo di questa serie spiega in dettaglio, sempre con esempi passo-passo altri concetti importanti riguardo ai riferimenti:

• Assoluti e relativi;
• Interni ed esterni;
• Diretti e indiretti;