La facilità di analizzare dati è una delle caratteristiche più interessanti del foglio elettronico, ed è uno dei motivi della grande diffusione di questi programmi; per questo è utile conoscere le funzioni Excel per calcolare e presentare risultati.
Funzioni Excel per elaborare e presentare i dati
Quando l’obiettivo primario è ricavare informazioni da una tabella o un database di numeri grezzi, servono in genere questi strumenti:
- Qualcosa per raccogliere, inserire e archiviare i dati;
- Funzionalità di calcolo per analizzare le informazioni;
- Strumenti per presentare i risultati mettendo in evidenza nel modo opportuno i risultati importanti, solo in questo modo infatti numeri grezzi diventano vere informazioni;
Excel offre funzioni adatte a tutti e tre le esigenze sopra descritte, anche se in realtà spesso e volentieri si usa la medesima cella per calcolare e presentare il risultato. Le opportunità fornite dal foglio di calcolo in questo ambito sono molte, ricordiamo fra le più importanti:
- Le funzioni Excel: come già visto permettono di fare calcoli all'interno di tabelle dati, ma anche di raggrupparli, ed aiutano estrarre quei risultati ne danno il significato;
- Le tabelle Excel: introdotte di recente, comprendono strumenti per filtrare, ordinare e gestire elenchi di dati strutturati in modo facile;
- Le tabelle pivot: sono una delle armi più potenti di Excel, perché permettono di fare analisi decisamente avanzate su database anche molto grossi senza avere esperienza di programmazione, e senza a richiedere conoscenze informatiche avanzate;
- La formattazione del foglio: che sia eseguita manualmente o con i comandi di formattazione condizionale, è uno degli strumenti più importanti e intuitivi per presentare i dati enfatizzando risultati e informazioni importanti che non è così facile capire davanti a una lista di numeri. Dando l'evidenza che serve con una opportuna formattazione (ad esempio colore sfondo di cella, carattere, ecc.) si aiuta chi legge i risultati a capire il senso;
- I grafici: uno dei sistemi più usati per dare senso alle cifre è il grafico, in excel troviamo sia quelli standard, cioè costruiti leggendo una tabella normale, sia grafici cosiddetti pivot, cioè basati su una tabella raggruppata dinamicamente;
- Le macro e l’automazione: la possibilità di rendere autonomo il programma nell’eseguire compiti ripetitivi risparmiando tempo all’operatore è infine il punto cardine per costruirsi degli efficaci strumenti di lavoro basati su spreadsheet;
Usare le funzioni excel per presentare informazioni: guide ed esempi
Funzioni excel: il subtotale
Spesso si ha a che fare con liste di importi che è comodo sommare in base a raggruppamenti; ad esempio: budget, rendiconti di spese, resoconti di vendita, hanno in comune il fatto di presentare tanti importi suddivisi su varie voci ed è comodo poterli riepilogare. Per questo fra le funzioni excel troviamo il SUBTOTALE(), che ci permette di visualizzare il totale delle singole voci di budget, piuttosto che il venduto per agente e per provincia, ed ogni altra combinazione utile quando si vuole analizzare voci con importi e riepilogare o totalizzare i numeri.
