I principali elementi di Excel 2010

Come usare Excel in modo rapido e veloce? Prima di tutto facendo amicizia con i suoi comandi. In questo articolo vediamo quali sono le funzioni essenziali da sapere di un foglio di Excel 2010.

Excel si presenta come un foglio da lavoro, formato, a sua volta, da altri ‘fogli’ di calcolo che è possibile selezionare man mano e in cui si annotano altri calcoli. Gli elementi principali che appaiono immediatamente non appena si apre l’applicazione sono:

1. Finestra della applicazione
2. Barra multifunzione
3. Casella nome
4. Barra della formula
5. Finestre dei documenti
6. Fogli con le relative griglie di celle
7. Barra di stato
8. Riquadri attività
9. Smart Tag
10. Menu contestuali e mini toolbar

Finestra

Appena si apre Excel si nota subito la somiglianza della finestra con le altre del pacchetto Office di Microsoft: è possibile infatti ridimensionarla ai lati o cliccando sugli spigoli e trascinarli fino a raggiungere la dimensione desiderata. La  barra del titolo presenta al centro il nome del file che è stato aperto, a destra i comandi di ridimensionamento e di chiusura della finestra e a sinistra, cliccando sull’icona dell’applicazione, si potrà ottenere un menu con tutti i comandi della finestra. In alto a sinistra si troveranno i comandi più usati quali nuovo foglio, salva, annulla, ripeti e così via.

Barra multifunzione

La barra contiene praticamente tutti i menu principali di Excel, ovvero File, Home, Inserisci, Layout di pagina, Formule, Dati, Revisione e Visualizza. Ogni menu racchiude specifiche funzioni: per esempio, se si clicca su Inserisci appaiono una serie di icone che rappresentano vari schemi, disegni e diagrammi che è possibile inserire nel foglio di Excel. Ciò vale per ogni menu: basterà cliccare sul nome del menu e apparirà tutta una serie di icone che indicano le diverse funzioni disponibili nel menu.

Scheda File

Se si clicca su File presente sempre nella barra multifunzione, si apre il cosiddetto ‘backstage’, un elenco di tutte le funzioni riguardanti il file, quali apertura, stampa, anteprima di stampa, salva, proprietà e così via.

Menu Home

Tornando alla barra multifunzione, all’interno del menu Home si potranno facilmente distinguere i diversi comandi che riguardano la formattazione del foglio di Excel, ovvero lo stile e il tipo di carattere da usare, la possibilità di creare tabelle in più, celle o colonne e altri comandi di uso frequente come ricerche e filtri.

Inserisci

Selezionando questa funzione è possibile scegliere cosa inserire nel foglio, come per esempio grafici, tabelle, clip art, immagini o altri file.

Layout di pagina

Proprio come in Word, anche in Excel è possibile stabilire l’impaginazione e la grafica dei fogli di lavoro, sia a schermo che in stampa. I comandi sono pressoché identici a quelli di Word, dalla scelta dei margini all’orientamento, dalle interruzioni allo sfondo.

Formule

Si tratta di una funzione essenziale per Excel che serve per costruire le formule che si andranno a usare nel foglio di lavoro. Alcuni approfondimenti su come usarle si trovano in questa sezione del sito: funzioni excel - approfondimenti.

Dati

Oltre alla costruzione di formule, Excel è utile anche nell’analisi e nell’elaborazione di elenchi di dati sia che siano interni al foglio di lavoro che provenienti da database esterni o da altre applicazioni. Nel menu Dati, infatti, si possono collegare database esterni, importare dati, applicare filtri e così via.

Revisione

Questa funzione serve per rivedere il documento nella sua totalità e correggerlo laddove viene indicato dal programma stesso: si tratta di un menu dotati di funzioni per correggere errori di ortografia, per segnalare miglioramenti grammaticali, oppure per rivedere il documento aggiungendo annotazioni e commenti che possono risultare utili se lo stesso dev’essere visto da una seconda o una terza persona.

Visualizza

Questo menu serve a gestire le varie finestre e permette di usare opzioni per confrontare fogli diversi, affiancarli o passare da una cartella all’altra.

Altri menu

In genere Visualizza è l’ultimo menu presente nella barra multifunzione, ma è possibile che siano presenti altri menu, di cui uno importante è Sviluppo, perché racchiude molte funzioni avanzate di Excel. Sviluppo di solito riporta funzioni che riguardano la personalizzazione del foglio di lavoro, e che rendono possibile costruire nuovi comandi o una sequenza automatica di quelli più usati dall’utente.

Gli altri elementi

Al di sotto della barra multifunzione si trova la Casella Nome, che serve per individuare le varie aree del foglio di lavoro e a definire e ritrovare specifiche caselle.

Affianco alla Casella Nome si trova la barra della formula dove bisogna inserire la funzione-formula da usare.

In basso a sinistra sono presenti i Fogli numerati di cui ogni documento di Excel è formato. È  possibile passare semplicemente da un foglio all’altro selezionandoli, oppure si possono creare altri fogli nuovi, si possono cancellarli, spostarli e così via.

La barra di stato ricopre principalmente una funzione informativa sulle operazioni in corso all’interno del foglio, e può essere utile per interagire velocemente con il foglio di lavoro: per esempio,  selezionando direttamente una colonna di numeri, sulla barra apparirà il totale senza dover inserire la formula.

I riquadri attività appaiono a seconda dei comandi usati e in maniera del tutto automatica. Se per esempio si vuole inserire nel foglio di lavoro un’immagine da una clip art, si cercheranno quelle disponibili e sarà possibile controllare tutto il procedimento attraverso un riquadro che si attiva nel momento in cui si seleziona il comando di inserimento.

Le smart tags sono delle icone che appaiono sullo schermo dopo aver svolto alcune operazioni e servono soprattutto per dare assistenza all’utente durante i comandi più usati segnalando errori o incongruenze nelle celle.

I menu contestuali e le mini toolbar sono degli elenchi di comandi rapidi che appaiono in qualsiasi area del foglio se si preme il pulsante destro del mouse. Sono comodi perché si hanno subito a disposizione tutte le funzioni più comuni di Excel.

Quando si prende confidenza con tutti questi comandi, si sarà capaci di usare il foglio di lavoro in tutte le sue funzionalità.