Incolla speciale nel foglio Excel

Uno dei vantaggi dell’informatica è non dover rifare più volte le stesse operazioni, o almeno semplificarci la vita nel farlo. Il modo più conosciuto di farlo è attraverso le funzioni di taglia, copia e incolla, che se usate correttamente rendono il lavoro più veloce, sia per manipolare e presentare dati che per inserire funzioni nel foglio Excel.

Le funzioni di copia e incolla sono disponibili in molti programmi, che le fanno usando i cosiddetti “appunti” o “clipboard” del sistema operativo, che praticamente sono un’area di memoria che i programmi come excel possono usare per fare operazioni di questo tipo:

• salvano temporaneamente dei dati a comando dell'utente: “taglia” o “copia”;
• li vanno a riprendere, sempre a comando dell’utente, per metterli da un’altra parte nel medesimo foglio di calcolo, piuttosto che in altri programmi: “incolla”;
• li possono anche elaborare prima di rimetterli sul foglio di calcolo: “incolla speciale”;

In ogni foglio Excel il comando è sulla barra multifunzione, nella scheda “Home”, nel gruppo “appunti”, che è il primo a sinistra perché ospita comandi che si usano spesso:

• incolla
• incolla speciale
• taglia
• copia
• copia come immagine
• copia formato

Come vedremo nel seguito è anche disponibile da menu di scelta rapida e comando da tastiera.

Copia e incolla

Il primo e più semplice utilizzo del copia/incolla è quando si ha un testo da ripetere più volte e non si vuole riscriverlo. Il pulsante copia serve proprio a memorizzare temporaneamente quello che si è selezionato, i pulsanti incolla a rimetterla in un’altra posizione (o in un altro programma). La procedura è abbastanza semplice:

• Selezionare le celle o gli oggetti da copiare;
• “Copia” (notare che l’area copiata è evidenziata da un bordino tratteggiato lampeggiante);
• Selezionare un’altra posizione nel foglio;
• “Incolla”: quello che avevamo selezionato si riporta pari pari nella posizione scelta;

Visto che sono operazioni da fare spesso, è molto comodo usare la tastiera:

• CTRL+C (che significa “premere contemporaneamente il tasto ctrl ed il tasto C) per copiare;
• CTRL+V per incollare (una volta che abbiamo cliccato la cella dove vogliamo incollare);

Un altro modo per gestire comandi di copia e incolla lo troviamo nel menu contestuale, cioè quello che si apre facendo clic destro in un punto qualsiasi del foglio Excel. Anche qua i primi quattro comandi riguardano proprio il taglia copia incolla (con alcune opzioni):

Taglia e incolla

Il funzionamento è analogo a prima:

• Si selezionano alcuni elementi del foglio;
• “Taglia” (di nuovo la selezione è evidenziata con bordo tratteggiato che lampeggia);
• Si seleziona la destinazione;
• “Incolla”: la selezione si riporta pari pari sul punto scelto; però stavolta quello che avevamo selezionato all’inizio è sparito (in pratica è come se l’avessimo spostato);

Questi comandi li hanno chiamati taglia/incolla per ovvia analogia con quello che si farebbe su un foglio di carta, quando era in voga la metafora della “scrivania” per  progettare l’interfaccia utente dei PC.

Incolla speciale e gli altri comandi

Fino a qui tutto abbastanza facile, quasi scontato per chiunque utilizzi un computer. Come accennato all’inizio oltre a riportare lo stesso contenuto in più parti, questi comandi servono anche a modificarlo: in pratica possiamo sfruttare gli appunti per “appoggiare li qualcosa”, “lavorarlo” e riprendercelo. Questo si fa con i comandi che troviamo sotto alle varie icone disponibili nel menu contestuale, oppure con i pulsanti  che si estraggono cliccando la freccetta sotto all’icona incolla.

Il menu ci presenta una serie di pulsanti con  le principali opzioni disponibili, e anche  un rimando “Incolla speciale…” che apre una ulteriore maschera con opzioni. Andando con ordine:

• I comandi nel il gruppo sotto alla scritta “Incolla” riguardano il formato, in poche parole ci permettono di decidere se vogliamo applicare la formattazione di origine, oppure ad esempio, incollare dati  da un foglio che aveva formati e colori suoi senza “pasticciare” l’area di arrivo;
• I comandi nel gruppo “Incolla valori” sono utili quando si vogliono prendere i risultati di un calcolo senza riportare le formule (e tutti i dati che servono al calcolo);
• Sotto “Altre opzioni incolla” possiamo fare delle manipolazioni “importanti” sul contenuto copiato, che vanno dal trasformarlo in una immagine a renderlo un collegamento che si aggiorna automaticamente quando cambiano i dati di origine;
• Infine “Incolla speciale…” apre la scheda omonima con tutte le operazioni che possiamo fare sulla selezione prima di incollarla;

Questa è solo una carrellata iniziale su quello che si può fare con il copia e incolla, nei prossimi articoli vedremo alcuni usi particolarmente comodi, in particolare:

• Copia e incolla di formule;
• Copia e incolla da e verso altri programmi (ad esempio per stampare in un resoconto impaginato su word dei dati calcolati su un foglio Excel);

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