Un foglio Excel è composto da molte celle, ma spesso non vengono usate tutte, sia perché diventerebbe una perdita di tempo spostarsi sul foglio a cercare di individuare le celle o tabelle di cui si ha bisogno, sia perché è complicato per chi utilizza il prospetto capire come sono organizzati i dati.
Come gestire i fogli in Excel
Per superare queste difficoltà, si preferisce spesso usare più fogli di lavoro nella stessa cartella Excel. Per questo ora ci occuperemo di analizzare i vari procedimenti che permettono di gestire le formule tra fogli di calcolo differenti e le procedure che permettono, invece, di spostare gli stessi fogli tra diverse cartelle di lavoro.
Quando, durante un calcolo o una funzione, si fa riferimento a celle che si trovano in un altro foglio di calcolo, bisogna trascrivere il nome del foglio che le contiene davanti alle coordinate delle celle, seguito dal punto esclamativo.
Per esempio, se in una cella del foglio 1 si vuole dividere la cella A1 per la cella C3 del foglio 2, si dovrà scrivere la seguente formula: =A1/Foglio2!C3.
Mentre se si vuole inserire la divisione all’interno di una cella del foglio 2, si dovrà scrivere nella stessa cella la formula: =Foglio1!A1/C3.
Se la stessa divisione la si vuole effettuare in una cella del foglio 3, si scriverà: =Foglio1!A1/Foglio2!C3, questo perché entrambe le celle sono esterne al foglio in cui viene eseguito il calcolo.
Volendo ottimizzare tale procedura, è possibile anche usare il mouse. Quindi, dopo esservi posizionati nella cella del foglio 3, basterà digitare il segno uguale =, selezionare nella parte inferiore il foglio 1 e la cella A1, quindi digitare il segno di divisione /, selezionare il foglio 2 e la cella C3 e dare l’ok con Invio.
Se, invece, si vuole far riferimento a un intervallo di celle che si trova su un foglio diverso da quello di immissione della formula, bisognerà inserire il nome del foglio prima dell’intervallo. Per esempio, immaginiamo di voler sommare l’intervallo B2:B8 del foglio 1 nella cella B2 del foglio 2. La formula corretta da scrivere sarà: =SOMMA(Foglio1!B2:B8).
Come spostare diversi fogli di calcolo in cartelle di lavoro differenti
Quando si usa più di un foglio Excel alla volta, è consigliabile, prima di tutto, rinominarli così da poterli subito individuare. Per far ciò, basterà fare doppio clic sul nome del foglio e inserire il nuovo nome, oppure è possibile usare il menu contestuale, che appare cliccando sul tasto destro del mouse dopo essersi posizionati sull’intestazione del foglio, e scegliere la voce Rinomina.
Durante la modifica del nome del foglio, Excel cambierà automaticamente anche il riferimento di cella o di intervallo contenuto nelle formule o nelle funzioni già usate.
Per esempio, se decidiamo di rinominare il nostro foglio 1 con il nome “Inventario”, la funzione appena vista, che si trova nella cella B2 del foglio 2, si trasformerà in modo automatico nella seguente formula: =SOMMA(‘Inventario’!B2:B8).
Noterete come, usando il menu contestuale, sia possibile aggiungere, spostare, eliminare o duplicare un foglio di calcolo. Si tratta di operazioni che si possono effettuare anche usando il comando ‘Inserisci foglio’ presente nel menu Inserisci, oppure usando le voci ‘Elimina Foglio’ o ‘Sposta o copia foglio’ presenti nel menu Modifica.
Se vogliamo spostare un foglio Excel, dovremo indicare anche la nuova posizione dove intendiamo spostarlo, selezionandola proprio dalla finestra ‘Sposta o copia’, mentre per duplicare lo stesso foglio di calcolo basterà semplicemente spuntare l’opzione ‘Crea una copia’, presente sempre nella stessa finestra ‘sposta o copia’.
La finestra ‘Sposta o copia’ è comoda e utile nel momento in cui si vuole spostare o duplicare un foglio all’interno di una nuova cartella di lavoro o in una cartella diversa.
Differentemente dal Copia Incolla, questo procedimento permette di mantenere inalterata la formattazione del foglio quanto a dimensione delle colonne, bordi e sfondi.
Se vogliamo spostare un foglio di calcolo all’interno della stessa cartella di lavoro, basterà selezionare il foglio in questione e trascinarlo col mouse verso la posizione desiderata. Per creare, invece, una copia durante la stessa procedura, bisognerà semplicemente tenere premuto il tasto CTRL .
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