Il foglio elettronico è l’evoluzione moderna dei vecchi registri in cui si annotavano importi e si facevano calcoli presentati in forma tabellare per chiarezza. Da allora si è fatta molta strada, rendendo i calcoli automatici e interattivi e sfruttando la potenza dei calcolatori.
Excel è un programma basato sull’utilizzo di fogli elettronici, ossia, siamo nell’ambito degli strumenti informatici. Si tratta dunque di un software per la gestione familiare, personale o aziendale. Tuttavia, la gestione di conti in forma tabulare non è nata con l’informatica, anzi, da anni ormai certe questioni, come la contabilità, vengono affrontate facendo uso di tabelle, seppure scritte a mano.
Per fare degli esempi concreti, si possono citare il conto del fornaio, il libretto del pane, le somme e le divisioni a scuola, la lista della spesa, il libro presenze, il registro con i voti, eccetera. Dunque, come per altri strumenti informatici, il foglio elettronico prende ispirazione per la sua conformazione e per il suo uso dai corrispettivi cartacei, a lungo usati prima dell’avvento e della diffusione dei computer e dei software per la gestione familiare e aziendale. Tale parallelismo tra le due modalità di calcolo si riscontra anche nella terminologia inglese (lingua da cui derivano tutti i termini impiegati in informatica). Infatti, attingendo dalle definizioni fornite da Businessdictionary.com, esse recitano che:
1. Accounting: Tabular worksheet with numbered rows and columns for ordered analysis and presentation of financial (numeric) data.
2. Computing: Software that allows entry of numeric data in rows and columns to facilitates its analysis and manipulation with mathematical formulas, and presentation as charts and graphs. Visicalc was the first desktop computer spreadsheet, published in late 1970s to run on Apple II.
Entrambe le definizioni, sia quella di contabilità che quella di elaborazione, fanno riferimento all’inserimento di dati numerici in righe e colonne, ossia, in tabelle, atte a fornire un’analisi e una rappresentazione grafica dei valori inseriti. Ciò che distingue queste due azioni è il supporto, infatti, nel primo caso può essere cartaceo, mentre nel secondo è informatico.
Ancora, attingendo sempre dal Business Dictionary, il termine Spreadsheet, foglio di calcolo, indica sia il foglio cartaceo su cui fare contabilità, sia il programma informatico che permette di elaborare dati numerici, simulando l’antenato di carta. Qui la definizione di Spreadsheet: http://www.businessdictionary.com/definition/spreadsheet.html#ixzz2Ua4FExDY
Anche la definizione di Wikipedia rimanda al formato cartaceo del foglio di calcolo, facendo sempre riferimento alla forma tabulare con righe e colonne, così come si configurano da secoli i libri di conti. Dunque, in base alle diverse definizioni, si evidenzia come il foglio elettronico altro non sia che la trasposizione informatica del tradizionale foglio di calcolo. Ecco perché il conto del fornaio, sia cartaceo che informatico, riporta sempre le stesse caratteristiche, ossia righe e colonne con i riferimenti del cliente, le date di acquisto, il conto da pagare. La differenza risiede nel fatto che il foglio elettronico è in grado di svolgere automaticamente i calcoli richiesti, garantendo velocità e precisione. Quindi, Excel è un software per la gestione familiare e aziendale che fa uso di fogli elettronici, pensati per svolgere con più rapidità e dovizia quei conti una volta affidati al solo strumento cartaceo, il foglio di calcolo da compilare a mano.
Il grafico a bolle è uno dei grafici più usati su un foglio di calcolo Excel, perché è estremamente utile per rappresentare simulazioni o analisi strategiche di un’azienda. Si tratta, però, anche di un grafico che richiede una certa manualità e conoscenza delle procedure che usa Excel nella creazione dei grafici, perché per realizzare un grafico a bolle bisogna inserire manualmente i dati necessari a ottenere il risultato finale.
Quando si lavora su un foglio di calcolo Excel, può essere utile usare la funzione DB.SOMMA, che permette di effettuare la somma dei valori di un campo numerico in base ai filtri applicati su un database di riferimento. In pratica, tale funzione consente di calcolare la somma dei valori del campo numerico di un database già creato, e permette la realizzazione di un prospetto riassuntivo su un altro foglio di calcolo.
La funzione DB.SOMMA permette di effettuare la somma dei valori di un campo numerico in base ai filtri applicati su un database di riferimento. Vediamo come procedere all’uso corretto di questa funzione, applicandola a un database già creato in precedenza.
Quando si lavora su un foglio di calcolo Excel per eseguire l’analisi strategica delle vendite di un’impresa, è possibile trasferire i dati ottenuti su un grafico a bolle per facilitare la comprensione di ciò che accade all’interno dell’azienda ed eventualmente intraprendere nuove azioni per migliorare l’attività dell’impresa. Vediamo, quindi, come si crea il grafico a bolle e come leggerlo.
Uno dei vantaggi dell’informatica è non dover rifare più volte le stesse operazioni, o almeno semplificarci la vita nel farlo. Il modo più conosciuto di farlo è attraverso le funzioni di taglia, copia e incolla, che se usate correttamente rendono il lavoro più veloce, sia per manipolare e presentare dati che per inserire funzioni nel foglio Excel.
Quando si lavora su un foglio Excel, è utile sapere e conoscere le diverse e numerose funzioni che permettono di estrarre del testo contenuto nelle celle e che consentono di usare tali stringhe all’interno di altre celle presenti nello stesso foglio di lavoro. È attraverso l’uso delle funzioni STRINGA.ESTRAI, SOSTITUISCI, RIMPIAZZA che è possibile eseguire determinate operazioni di manipolazione. Tutte queste funzioni appartengono alla categoria Testo di Excel e, in genere, vengono usate raramente perché si rivelano più utili per prospetti interattivi più elaborati. Però, l’uso di alcune di queste funzioni e di alcune procedure permette di effettuare operazioni molto utili su fogli di calcolo che contengono molti dati. Vediamo alcuni esempi di come usare le funzioni più usate su un prospetto aziendale.
Un foglio Excel è composto da molte celle, ma spesso non vengono usate tutte, sia perché diventerebbe una perdita di tempo spostarsi sul foglio a cercare di individuare le celle o tabelle di cui si ha bisogno, sia perché è complicato per chi utilizza il prospetto capire come sono organizzati i dati.
Quando si lavora a un foglio di calcolo Excel, l’uso delle funzioni è importante per aiutare a semplificare determinati calcoli anche ripetitivi. La funzione SE fa parte delle funzioni logiche che permettono di realizzare prospetti interattivi, ovvero i cui dati cambiano in base al verificarsi o meno di determinate condizioni. Per questo, la funzione SE() rappresenta una delle funzioni logiche più importanti.
Quando si parla di formule 3D in Excel, si fa riferimento a un particolare calcolo che vede coinvolti i valori contenuti nelle celle o in intervalli di celle che occupano la stessa posizione all’interno di più fogli Excel. L’uso di queste formule 3D è indicato specialmente quando si raccolgono dati da più fonti, oppure si vuole creare un riepilogo di più tabelle che risiedono ognuna nel proprio foglio Excel. In pratica funziona quando si lavora con fogli Excel aventi la stessa struttura, che contengono, cioè, uno stesso prospetto quantitativo e da cui si vogliono ottenere informazioni riepilogative; ad esempio un calcolo percentuale o una sommatoria.
